Anulowanie faktury w Niemczech

Bez względu na to, jak ostrożnie wystawiasz faktury, każdemu z nas zdarzają się błędy. Niezależnie od tego, czy adres jest nieprawidłowy, czy zapomniano o rabacie, po wystawieniu faktury nie można i nie należy jej zmieniać. Fakturę należy zanegować i utworzyć fakturę anulującą. Podobnie jak w przypadku wszystkich prawnie ważnych dokumentów, w przypadku faktury anulującej należy wziąć pod uwagę kilka kwestii. W tym artykule dowiesz się, czym właściwie jest faktura anulowana oraz jak prawidłowo anulować i skorygować fakturę.

Czym jest faktura anulowana?

Termin „anulowanie” pochodzi z języka włoskiego i oznacza rezygnację, usunięcie lub rozwiązanie. Dokładnie o to chodzi w fakturze anulującej: może być ona wykorzystana do skorygowania lub odwrócenia wystawionej (nieprawidłowej) faktury.

Faktura anulująca jest zaprzeczeniem lub odwróceniem wcześniej wystawionej faktury w formie noty kredytowej. Taki dokument powinien być wystawiony w taki sam sposób jak zwykła faktura.

Druk anulujący otrzymuje oddzielny, unikalny numer faktury, ale powinien dokładnie wskazywać, do której faktury A/R odnosi się anulowanie.

Jeśli w fakturze występują drobne błędy, takie jak nieistotne błędy ortograficzne, nie trzeba jej koniecznie anulować. Tak długo, jak faktura jest zrozumiała dla wszystkich zaangażowanych stron, a przede wszystkim zawiera wszystkie wymagane prawem obowiązkowe informacje, faktura anulująca nie musi być koniecznie wystawiana.

Wystawienie faktury anulującej może być konieczne w różnych sytuacjach. Możliwe powody wystawienia faktury anulującej to na przykład:

• podstawowe błędy w pierwotnej fakturze,
• brakujące, niekompletne lub uszkodzone dostawy,
• usługi lub prace, które nie miały miejsca lub były wadliwe,
• późniejsza obniżka ceny.

Jeśli na fakturze brakuje pewnych obowiązkowych informacji lub jeśli kwota faktury musi zostać później zmieniona, należy anulować fakturę i wystawić nową.

Anulowanie niezapłaconej faktury

Anulowanie lub skorygowanie niezapłaconej faktury nie jest trudne i można to zrobić na kilka sposobów. Jednym z nich jest po prostu przetworzenie faktury pod tym samym numerem i ponowne jej wystawienie.

Aby być naprawdę bezpiecznym, można również wystawić tak zwany dokument korygujący, który jest przedstawiany klientowi wraz z oryginalną fakturą. Ten dokument korygujący musi bezwzględnie odnosić się do numeru faktury i daty pierwotnej faktury oraz wyjaśniać błędy i ich korektę w precyzyjny i zrozumiały sposób.

Anulowanie faktury, która została już opłacona

Sytuacja wygląda inaczej, jeśli płatność za fakturę została już otrzymana i zaksięgowana. W takiej sytuacji faktura nie może zostać zmieniona, lecz musi zostać anulowana i wystawiona ponownie.

W tym celu należy utworzyć notę kredytową lub fakturę anulującą na kwotę pierwotnej faktury, aby ją zanegować. Faktura pierwotna i faktura anulująca równoważą się wzajemnie, dzięki czemu ich wynik dla celów księgowych ponownie wynosi +/- zero.

W razie potrzeby można wystawić korektę faktury tj. nową, poprawioną fakturę.

Terminy „nota kredytowa”, „korekta faktury” i „faktura anulująca” są często używane synonimicznie i czasami oznaczają to samo. Niemniej jednak istnieją istotne różnice, o których należy wiedzieć przed wystawieniem takich dokumentów.

• Pod względem podatkowym noty kredytowe są odwróceniem faktury i stanowią plus dla odbiorcy. W sensie handlowym noty kredytowe są jednak fakturami korygującymi lub neutralizującymi i są wystawiane, gdy usługi lub towary są odbierane. Nota kredytowa może być również wystawiona na częściową kwotę faktury.

• Z drugiej strony, faktura anulująca jest zawsze wystawiana na całkowitą kwotę pierwotnej faktury i ją neguje (neutralizuje). Jest ona postrzegana jako faktura ujemna i zawsze sumuje się do zera z fakturą pierwotną.

Zasadniczo każdą korektę wystawionej faktury można określić jako korektę faktury. Anulowanie i ponowne wystawienie, ale także wystawiony dokument korygujący, jest korektą faktury.