Co to jest numer faktury w Holandii i jak go utworzyć?

Każda tworzona faktura musi mieć numer faktury. Jest ku temu kilka powodów. Po pierwsze, jesteś do tego zobowiązany wobec organów podatkowych. Organy podatkowe w Holandii (i innych krajach) potrzebują tego numeru, aby móc szybko i łatwo znaleźć faktury.

Ponadto numer faktury pomaga również w prowadzeniu przeglądu. Możesz go użyć, aby znacznie łatwiej odzyskać fakturę, na przykład gdy klient ma pytanie dotyczące dokumentu. Nie musisz wtedy przekopywać się przez wszystkie faktury, ale możesz łatwo wyszukać konkretny druk. W tym artykule wyjaśnimy dokładnie, jak najlepiej utworzyć numer faktury w Holandii.

Czym jest numer faktury?

Jest to unikalny numer, który zazwyczaj znajduje się w prawym górnym rogu faktury. Kiedy zaczynasz wysyłać swój pierwszy dokument, musisz pomyśleć o tym, jak chcesz zbudować numerację faktur. Nie jest to trudne, ale należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy.

Zasady numerowania holenderskich faktur

Tworząc fakturę, musisz spełnić szereg wymagań dotyczących faktury. Jednym z nich jest wspomniany numer dokumentu. Jego tworzenie wiąże się z kilkoma zasadami.

• Numery faktur muszą być zawsze kolejne.
• Numer faktury musi być unikalny. Nie można wysłać faktury z tym samym numerem dwa razy.
• Numeracja faktur musi być ciągłym ciągiem cyfr. W numerze faktury nie można używać spacji. Dozwolone jest używanie myślników.

Jak należy utworzyć numer holenderskiej faktury? Oto przykład

Zasadniczo możesz dowolnie skonstruować numerację faktury, o ile przestrzegasz powyższych zasad i ma ona jasną strukturę. Określa się ją w momencie tworzenia pierwszego numeru faktury; później nie można od niej odstąpić. Warto więc dobrze się nad tym zastanowić.

Wielu przedsiębiorców decyduje się na rozpoczęcie numeru faktury od roku jej wysłania. Poniżej znajduje się przykład numerów faktur z 2023 roku:

20230001

20230002

20230003

itd. 

Jeśli wybierzesz tę strukturę, upewnij się, że zostawiłeś wystarczająco dużo miejsca, aby kontynuować numerację. Jeśli zaczniesz od 202301, ostatnim kolejnym numerem faktury, jaki możesz utworzyć w tym roku, będzie 202399. Oznacza to, że możesz utworzyć 99 faktur. Z drugiej strony, jeśli zachowasz 20230001, możesz utworzyć 999 kolejnych numerów faktur. Warto o tym pamiętać. W tym przypadku lepiej mieć za dużo miejsca niż za mało.

Nawiasem mówiąc, nie musisz rozpoczynać pierwszego numeru faktury od …001; możesz zdecydować, jak rozpocznie się pierwszy numer faktury. Na przykład, możesz również rozpocząć od …035, jeśli uznasz to za wygodniejsze. Jednym z powodów jest na przykład to, że nie chcesz, aby klient zobaczył, że jest to Twoja pierwsza praca.

Ręczne tworzenie numerów faktur

Wielu (początkujących) przedsiębiorców tworzy swoje faktury ręcznie za pomocą programu Excel lub Word. Duże niebezpieczeństwo czai się tutaj, gdy zapomnisz utworzyć nowy numer faktury lub utworzysz niewłaściwy numer. W końcu łatwo jest popełnić błąd. W rezultacie może się zdarzyć, że dwie faktury będą miały ten sam numer lub numery faktur nie będą chronologicznie uporządkowane. Miej to na uwadze, gdy zaczniesz ustalać numery faktur. Sprawdź dokładnie numery dokumentów przed ich wysłaniem, ponieważ po wysłaniu nie możesz ich zmienić. 

Automatyczne numery faktur

Łatwiej jest tworzyć faktury za pomocą programu księgowego. Dzieje się tak, ponieważ program księgowy automatycznie tworzy unikalny i kolejny numer faktury dla każdej faktury w oparciu o wybraną strukturę. W ten sposób znacznie ułatwiasz sobie pracę i zapobiegasz błędom w numeracji faktur. Szukasz nowoczesnej aplikacji do fakturowania? W takim razie poznaj już dziś Taxon!