Czym jest faktura ( factuur) i jak ją wystawić w Holandii?

Faktura to dokument zawierający informacje o produktach lub usługach dostarczonych danej osobie, lub firmie. Druk ten zawiera również szczegółowe informacje o tym, co zostało naliczone za te elementy i ile pieniędzy należy zapłacić. Tak więc jest tworzona i wysyłana, gdy chcesz otrzymać zapłatę za dostarczone produkty i usługi. W tym artykule wyjaśniamy, co musi spełniać holenderska faktura i jak można wysyłać faktury z firmy.

Sporządzenie faktury w Holandii z ogólnymi warunkami

Umieszczanie ogólnych warunków handlowych na fakturach nie jest wymogiem prawnym, ale wiele firm decyduje się na to. Warunki te powinny być jasne i zwięzłe, aby klient wiedział, na co się zgadza. Włączając warunki, jesteś przejrzysty dla klientów i wiedzą oni dokładnie, czego mogą od Ciebie oczekiwać.

Dlaczego fakturowanie jest tak ważne?

Powodem, dla którego fakturowanie jest tak ważne, jest zapewnienie, że klienci płacą odpowiednią kwotę za dostarczone produkty i usługi. Pozwala to również firmie udowodnić, które transakcje zostały zakończone, a którzy klienci nie zapłacili jeszcze swoich faktur. Zapewnia to dodatkową warstwę bezpieczeństwa na wypadek, gdyby coś poszło nie tak z płatnością. Oczywiście faktura jest obowiązkowa do celów księgowych i prawidłowego przetwarzania płatności.

Faktura elektroniczna

E-fakturowanie odbywa się za pośrednictwem wiadomości e-mail lub linku, który można wysłać online. Włochy są pierwszym krajem, który wprowadził obowiązek fakturowania elektronicznego, a kilka innych krajów prawdopodobnie pójdzie w ich ślady. E-faktura jest generowana automatycznie za pomocą programu takiego jak Taxon i oferuje wiele korzyści w porównaniu ze zwykłą fakturą lub standardowym plikiem pdf.

Istnieje wiele sposobów tworzenia faktur. Zdecydowanie najpopularniejszym sposobem jest obecnie korzystanie z oprogramowania. Pozwala to na tworzenie profesjonalnie wyglądających faktur, które klienci mogą łatwo zrozumieć i zapłacić na czas. Sami opracowaliśmy narzędzie Taxon, którego używamy, aby odciążyć naszych klientów od ich procesów finansowych. Automatyzując wszystkie kroki (od przygotowania faktury po wysyłanie przypomnień), oszczędzasz mnóstwo czasu i pieniędzy. Co więcej, unikasz błędów, ponieważ minimalizujesz liczbę ludzkich działań. Oczywiście, jako początkujący przedsiębiorca, możesz również wystawiać faktury w Wordzie i Excelu, ale w praktyce widzimy, że ten sposób pracy jest przestarzały i kosztuje dużo dodatkowego czasu.

Dlaczego warto zautomatyzować fakturowanie w Holandii?

Jak już wspomniano, automatyzacja pozwala zaoszczędzić sporo czasu, ponieważ nie trzeba ręcznie przygotowywać każdej faktury. Unikasz błędów, takich jak odnotowywanie nieprawidłowych ilości i cen. Automatyzacja może również znacznie poprawić przepływ gotówki, ponieważ płatności przychodzą szybciej, gdy używasz zautomatyzowanych faktur zamiast tradycyjnych (papierowych) faktur. 

Cel faktury w Holandii

Faktura to coś więcej niż tylko sposób na skłonienie klienta do zapłaty. Stanowi ona ważny element obsługi klienta, dlatego powinna zawierać wszystkie informacje, których potrzebuje on do dokonania płatności. Druk ten służy również jako sposób na wzmocnienie tożsamości. Dobra faktura zależy od tego, w jaki sposób uwzględniono tożsamość korporacyjną i logo.

Różne rodzaje faktur w Holandii

FAKTURY STANDARDOWE

Standardowe faktury są najbardziej powszechne. Zawierają one wszystkie standardowe informacje potrzebne do przetworzenia płatności za produkt lub usługę.

FAKTURA HANDLOWA

Jest to dokument umożliwiający import i eksport towarów między dwoma różnymi krajami. Faktura handlowa jest zestawieniem wysyłanych towarów i usług. Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy i rodzaju dostarczonych towarów. Służby celne w kraju, do którego importujesz towary, często proszą o ten dokument, ponieważ w ten sposób mogą upewnić się, że podatki od przychodzących przesyłek zostały zapłacone.

FAKTURY PROFORMA/wycena

Tego rodzaju faktury nie muszą być opłacane natychmiast; działają one jako szacunek lub propozycja, aby ostateczna faktura mogła zostać opłacona w późniejszym terminie. Głównym celem faktury pro forma jest zapewnienie, że klient wyrazi zgodę, aby ostatecznie otrzymać zapłatę za swoje produkty i usługi.

FAKTURY ZA POBRANIEM (COD)

Ten rodzaj faktury jest stosowany, gdy sam dostarczasz produkt, a klient płaci gotówką. 

FAKTURA CYKLICZNA

Ten rodzaj faktur jest używany, jeśli dostarczasz produkt lub usługę swojemu klientowi na bieżąco, na przykład miesięczne subskrypcje. Faktury te są zwykle wysyłane na początku każdego miesiąca, a klienci płacą za nie co miesiąc. 

FAKTURA ZA ŚWIADCZONE USŁUGI

Jeśli świadczysz usługi, musisz utworzyć fakturę pokazującą liczbę godzin i cenę. W razie potrzeby możesz dołączyć zdjęcia lub inne materiały pomocnicze. Ten rodzaj faktury jest również nazywany fakturą na rachunek, ponieważ nie obejmuje żadnych produktów. Tylko czas spędzony na świadczeniu usług może być wyraźnie przetworzony. Klient ostatecznie zgadza się zapłacić tę fakturę.

FAKTURA OPARTA NA WARTOŚCI

Możesz również wysłać fakturę na podstawie wartości. W takim przypadku nie bierze się pod uwagę całkowitego czasu trwania usługi, a jedynie ilość wykonanej pracy. Przynosi to wiele korzyści, zwłaszcza że klienci rzadziej mają poczucie, że płacą za dużo.

FAKTURY OPARTE NA CZASIE

Jeśli musisz śledzić czas spędzony na każdej usłudze lub po zakończeniu niektórych projektów, zaleca się wysyłanie faktur na podstawie ewidencji czasu pracy. Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel i stworzyć szablon zawierający wszystkie istotne informacje. Zawsze możesz odnieść się do tego dokumentu, aby rozliczyć godziny.

Wskazówki dotyczące rozliczeń

Nie korzystasz jeszcze z programu? W takim razie mamy kilka przydatnych wskazówek, które możesz wykorzystać już teraz, aby usprawnić proces fakturowania.

STWÓRZ SZABLON DLA SWOICH FAKTUR

Dzięki temu znacznie łatwiej jest zachować spójność faktur z własnym stylem. Zmuszasz się również do rejestrowania wszystkich niezbędnych informacji w tej samej kolejności. Pomyśl o liczbie przepracowanych godzin lub danych adresowych klienta.

FAKTUROWANIE PRZEZ E-MAIL

Obecnie fakturowanie odbywa się głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Czy nadal korzystasz z faktur papierowych? Możesz zaoszczędzić wiele kosztów, zmniejszając zużycie papieru i atramentu. Ponadto fakturowanie za pośrednictwem poczty elektronicznej jest łatwiejsze i bardziej zrównoważone.

UMIEŚĆ WEZWANIE DO DZIAŁANIA NA FAKTURZE

Umieszczenie wezwania do działania na fakturze sprawia, że wyróżnia się ona w skrzynce odbiorczej klienta. Ułatwia to klientom dokonywanie płatności, unikając w ten sposób opóźnień.

FAKTUROWANIE W OBCEJ WALUCIE

Jeśli wystawiasz fakturę klientowi, który mieszka za granicą, najlepiej jest użyć waluty jego kraju. Innymi słowy, jeśli klient płaci z Wielkiej Brytanii, wyślij fakturę w funtach zamiast w euro. Ostatecznie jednak będziesz potrzebować kwot przeliczonych na euro do własnych celów księgowych.