Rechnung für Kleinunternehmer in Deutschland

Im Allgemeinen haben Kleinunternehmer in Deutschland weniger Buchhaltungspflichten als umsatzsteuerpflichtige Unternehmer. Die Buchhaltung für Kleinunternehmer soll nicht nur vereinfacht sein, sondern auch mit geringeren Steuerbelastungen verbunden sein, da sie in der Regel einen bestimmten Umsatzschwellenwert nicht überschreiten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche weiteren Verpflichtungen und besonderen Merkmale Sie bei der Erstellung einer Rechnung für ein Kleinunternehmen berücksichtigen müssen.

Wann gilt man als Kleinunternehmer in Deutschland?

Die Voraussetzungen für die Anerkennung als Kleinunternehmer sind im § 19 UStG festgelegt. Die Regelungen für Kleinunternehmen sind eine Vereinfachung für Unternehmen mit geringen Umsätzen. Entscheidend sind die Grenzwerte, die in Bezug auf den Umsatz im Gründungsjahr und im aktuellen Jahr einzuhalten sind. Es darf im Vorjahr oder Gründungsjahr ein Umsatz von 22.000 Euro und im laufenden oder folgenden Jahr ein Umsatz von 50.000 Euro nicht überschritten werden. Die Regelungen für Kleinunternehmen befreien von der Verpflichtung, die Umsatzsteuer auf Rechnungen auszuweisen.

Übrigens kann man auch als Kleinunternehmer agieren, wenn man mehrere Unternehmen betreibt. In diesem Fall muss jedoch darauf geachtet werden, dass der Gesamtumsatz dieser Unternehmen die gesetzlichen Grenzwerte nicht überschreitet. Der Vorteil besteht jedoch darin, dass bei der Berechnung des Gesamtumsatzes der umsatzsteuerfreie Umsatz nicht berücksichtigt wird. Was als umsatzsteuerfreier Umsatz gilt, ist im § 4 UStG genau definiert.

Obwohl ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben muss, muss er dennoch die Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes beachten. Dies betrifft insbesondere die obligatorischen Elemente einer Rechnung für Kleinunternehmer, die im § 14 Abs. 4 UStG genau aufgeführt sind. Darüber hinaus sind Kleinunternehmer gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG wie andere Unternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn die Leistung für einen anderen Unternehmer erbracht wurde.

Wenn es um eine Rechnung für ein Kleinunternehmen geht, müssen Unternehmer bestimmte obligatorische Informationen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung beachten. Das bedeutet, dass folgende obligatorische Informationen auch auf einer Rechnung für ein Kleinunternehmen enthalten sein müssen:

• vollständiger Name und Adresse des Kleinunternehmers sowie des Rechnungsempfängers,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen,
• (monatliches) Liefer- oder Leistungsdatum – kann auch durch einen Vermerk ersetzt werden, wenn das Liefer- oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt,
• Hinweis auf den Grund für die Nichtausweisung der Umsatzsteuer.

Bezugnahme auf § 19 UStG – Formulierungsbeispiele

Es ist wichtig, auf einer Rechnung für Kleinunternehmen immer auf § 19 UStG Bezug zu nehmen. Hier sind einige Beispielformulierungen.

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“

„Es wird keine Umsatzsteuer erhoben, da Sie gemäß § 19 UStG als Kleinunternehmer gelten.“

„Gemäß § 19 UStG ist der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer.“

„Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“

„Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

„Als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“

„Der angegebene Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“

Deutsche Umsatzsteuer auf einer Rechnung für Kleinunternehmer

Ausgewiesene Umsatzsteuer? Das kann teuer werden! Auf keiner Fall sollte eine Rechnung für ein Kleinunternehmen den Betrag der Umsatzsteuer enthalten. Das ergibt sich daraus, dass als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG kein Anspruch auf die Erhebung der Umsatzsteuer vom Geschäftskunden besteht. Doch was passiert, wenn aus Versehen eine unzulässige Umsatzsteuer berechnet wurde? In diesem Fall muss der vom Kunden gezahlte Betrag der Umsatzsteuer an das Finanzamt überwiesen werden. Dies gilt auch dann, wenn der Leistungsempfänger – also die Person, die die Umsatzsteuer gezahlt hat – nicht berechtigt ist, die Umsatzsteuer selbstständig abzusetzen. Bei Feststellung eines solchen Fehlers ist unverzüglich eine berichtigte Rechnung an den Kunden zu senden.

Im schlimmsten Fall, wenn die Umsatzsteuer, die vom Kunden gezahlt wurde, nicht an das Finanzamt weitergeleitet wird, kann ein Strafverfahren wegen Betrugs eingeleitet werden. Dies liegt daran, dass in diesem Fall ein Betrag gefordert wurde, zu dem kein Anspruch besteht. In solchen Fällen können drastische Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen die Konsequenz sein.

Korrektur einer fehlerhaften Rechnung für ein Kleinunternehmen

Obwohl es unangenehm ist, kann es vorkommen, dass Sie eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt haben. Dies kann jedoch negative Konsequenzen für Sie und den Rechnungsempfänger haben:

• Sie könnten ungewollt Umsatzsteuer zahlen müssen,
• der Rechnungsempfänger könnte Schwierigkeiten haben, Vorsteuer geltend zu machen, wenn beispielsweise Informationen fehlerhaft sind.

In einem solchen Fall ist es wichtig, die Rechnung für ein Kleinunternehmen zu korrigieren.

Aber wann sollte eine Rechnung korrigiert werden? Dann, wenn sie fehlerhafte oder fehlende obligatorische Informationen enthält. Sie müssen Tippfehler nicht korrigieren, wenn die Bedeutung der Rechnung weiterhin eindeutig erkennbar ist. Es ist wichtig, zwischen zwei Arten von fehlerhaften Rechnungen zu unterscheiden.

Rechnungen, die noch nicht gebucht wurden

In diesem Fall stellen Sie eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer aus und erhalten eine Gutschrift für die alte fehlerhafte Rechnung. Alternativ können Sie auch ein Korrekturdokument ausstellen. In diesem Dokument sollten Sie den Fehler (Fehler) korrigieren, sich auf die Rechnungsnummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung beziehen.

Rechnungen, die bereits gebucht wurden

Diese Rechnungen müssen storniert werden. Dazu schreiben Sie eine Stornorechnung und erfassen den negativen Rechnungsbetrag. In jedem Fall geben Sie die Rechnungsnummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung an. Anschließend stellen Sie eine neue Rechnung mit einer neuen Nummer aus und senden sie dem Kunden zu.

Dank einer Rechnung für ein Kleinunternehmen entfällt die lästige Papierarbeit. Jede Rechnung kann selbstverständlich in Papierform, per Fax oder E-Mail versendet werden. Dies erleichtert die Arbeit erheblich, jedoch müssen wichtige Anforderungen erfüllt sein.

• Die Rechnung muss authentisch sein – das heißt, sie muss eindeutig die Identität des Rechnungsstellers widerspiegeln.
• Die Rechnung darf nicht verändert werden – sie muss unverändert bleiben.
• Der Empfänger muss die Rechnung lesen können.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen in Deutschland

Damit das Finanzamt die Dokumente jederzeit überprüfen kann, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Diese Fristen sind gesetzlich im § 14b UStG geregelt. Gelten diese Verpflichtungen auch für Kleinunternehmen? Die Antwort lautet: Ja – im § 19 UStG, der die Regelungen für Kleinunternehmen enthält, wird auf eine Reihe von Ausnahmen hingewiesen, die für Kleinunternehmer gelten. Aus diesem Grund müssen auch Kleinunternehmer die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für ihre Rechnungen einhalten. Diese Frist gilt für zwei Arten von Rechnungen:

• Ausgehende Rechnungen: Dokumente, die dem Kunden ausgestellt wurden,
• Eingehende Rechnungen: Erhaltene Belege vom Lieferanten oder Dienstleister für erhaltene Leistungen oder Produkte.

Rechnungen für Kleinunternehmen in andere EU-Länder

Wenn Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung ins Ausland innerhalb der EU senden, unterliegen Sie auch in diesem Fall den Bestimmungen für Kleinunternehmer. Konkret bedeutet dies, dass Sie gemäß den gesetzlichen Anforderungen des § 19 UStG keine Umsatzsteuer auf ausgehenden Rechnungen angeben können. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Rechnung für eine Privatperson oder ein Unternehmen als Kleinunternehmer ausgestellt wird.

Rechnungsstellung für Kleinunternehmen

Alternativ können Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens Zeit und Mühe bei der Erstellung von Rechnungen sparen und eine Online-Rechnungsstellungslösung wie Taxon nutzen. Dies beschleunigt den Prozess der Rechnungsstellung erheblich und enthält alle gesetzlich erforderlichen Informationen.