Stornierung einer Rechnung in Deutschland

Wie kann ich eine Rechnung stornieren? Egal wie vorsichtig man bei der Erstellung von Rechnungen ist, Fehler können jedem von uns passieren. Egal ob die Adresse falsch ist oder ein Rabatt vergessen wurde, nachdem eine Rechnung erstellt wurde, darf sie nicht geändert werden und sollte auch nicht geändert werden. Die Rechnung sollte storniert werden und eine stornierende Rechnung erstellt werden. Wie bei allen rechtlich bindenden Dokumenten gibt es einige Punkte zu beachten, wenn es um stornierende Rechnungen geht. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine stornierte Rechnung genau ist und wie man eine Rechnung ordnungsgemäß storniert und korrigiert.

Eine stornierte Rechnung, was ist das?

Der Begriff „Stornierung“ stammt aus dem Italienischen und bedeutet Rücktritt, Entfernung oder Lösung. Genau darum geht es bei einer stornierten Rechnung: Sie kann verwendet werden, um eine ausgestellte (fehlerhafte) Rechnung zu korrigieren oder rückgängig zu machen.

Eine stornierte Rechnung ist das Gegenteil oder die Umkehrung einer zuvor ausgestellten Rechnung in Form einer Gutschrift. Ein solches Dokument sollte in derselben Weise wie eine normale Rechnung ausgestellt werden.

Die stornierte Rechnung erhält eine separate, eindeutige Rechnungsnummer, sollte jedoch klar angeben, auf welche A/R-Rechnung sich die Stornierung bezieht.

Wenn in der Rechnung geringfügige Fehler auftreten, wie beispielsweise unwesentliche Rechtschreibfehler, ist es nicht unbedingt erforderlich, sie zu stornieren. Solange die Rechnung für alle beteiligten Parteien verständlich ist und vor allem alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält, muss keine stornierte Rechnung ausgestellt werden.

Die Ausstellung einer stornierten Rechnung kann in verschiedenen Situationen erforderlich sein. Mögliche Gründe für die Ausstellung einer stornierten Rechnung sind zum Beispiel:

grundlegende Fehler in der ursprünglichen Rechnung, fehlende, unvollständige oder beschädigte Lieferungen, Dienstleistungen oder Arbeiten, die nicht stattgefunden haben oder mangelhaft waren, spätere Preissenkungen.

Wenn bestimmte obligatorische Informationen in der Rechnung fehlen oder der Rechnungsbetrag später geändert werden muss, sollte die Rechnung storniert und eine neue ausgestellt werden.

Stornierung einer unbezahlten Rechnung 

Die Stornierung oder Korrektur einer unbezahlten Rechnung ist nicht schwierig und kann auf verschiedene Arten erfolgen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Rechnung einfach unter derselben Nummer zu bearbeiten und erneut auszustellen.

Um wirklich sicher zu sein, kann auch ein sogenanntes Korrekturdokument ausgestellt werden, das dem Kunden zusammen mit der Originalrechnung vorgelegt wird. Dieses Korrekturdokument muss sich unbedingt auf die Rechnungsnummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung beziehen und Fehler und ihre Korrektur präzise und verständlich erklären.

Stornierung einer bereits bezahlten Rechnung

Die Situation ist anders, wenn die Zahlung für die Rechnung bereits erhalten und verbucht wurde. In einem solchen Fall kann die Rechnung nicht geändert werden, sondern muss storniert und erneut ausgestellt werden.

Dazu sollte eine Gutschrift oder stornierende Rechnung für den Betrag der ursprünglichen Rechnung erstellt werden, um sie zu stornieren. Die ursprüngliche Rechnung und die stornierende Rechnung gleichen sich gegenseitig aus, so dass ihr Ergebnis für buchhalterische Zwecke erneut +/- null beträgt.

Bei Bedarf kann eine Korrekturrechnung ausgestellt werden, also eine neue, korrigierte Rechnung.

Gutschrift, Rechnungskorrektur oder stornierte Rechnung? 

Die Begriffe „Gutschrift“, „Rechnungskorrektur“ und „stornierte Rechnung“ werden oft synonym verwendet und bedeuten manchmal dasselbe. Dennoch gibt es wichtige Unterschiede, die man vor der Ausstellung dieser Dokumente kennen sollte.

• Steuerlich gesehen sind Gutschriften die Umkehrung einer Rechnung und stellen einen positiven Betrag für den Empfänger dar. Im geschäftlichen Sinne sind Gutschriften jedoch korrigierende oder neutralisierende Rechnungen und werden ausgestellt, wenn Dienstleistungen oder Waren zurückgenommen werden. Eine Gutschrift kann auch für einen Teilbetrag der Rechnung ausgestellt werden.
• Auf der anderen Seite wird eine stornierte Rechnung immer für den vollständigen Betrag der ursprünglichen Rechnung ausgestellt und negiert (neutralisiert) diese. Sie wird als negative Rechnung angesehen und summiert sich immer zu null mit der ursprünglichen Rechnung.

Grundsätzlich kann jede Korrektur einer ausgestellten Rechnung als Rechnungskorrektur bezeichnet werden. Die Stornierung und erneute Ausstellung sowie das ausgestellte Korrekturdokument sind Rechnungskorrekturen.

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