Wann Quittung und wann Rechnung?

Kleine Unternehmen profitieren nicht nur von bestimmten Steuervergünstigungen, sondern auch von der Tatsache, dass die Buchführung nicht so zeitaufwendig ist wie bei größeren Unternehmen. Dennoch muss auch der Eigentümer eines kleinen Unternehmens sowohl Quittungen als auch Rechnungen ausstellen. Aber wann ist es notwendig, eine Quittung auszustellen, und was ist der Unterschied? In diesem Artikel wirst du es herausfinden!

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Kassenbon? 

Als Inhaber eines Kleinunternehmens sind Sie von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit. Diese Regelung vereinfacht die Buchführung und den Aufwand für die Umsatzsteuererklärung. Die Vorschriften für kleine Unternehmen hindern Sie jedoch nicht daran, Ihre Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Steuererklärung nachzuweisen. Dieser Nachweis kann mithilfe offizieller Dokumente wie Rechnungen und Kassenbons erbracht werden. Die digitale Verwaltung von Kassenbons kann dabei helfen, alles jederzeit nachverfolgen zu können.

Was ist eine Rechnung? 

Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das die Abrechnung für eine Lieferung oder eine andere Dienstleistung enthält. Gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sind alle Unternehmer in Deutschland gesetzlich verpflichtet, ihren Kunden innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Dienstleistung oder Lieferung eine Rechnung auszustellen. 

Die Rechnung muss den vorgeschriebenen Rechnungsbetrag sowie eine genaue Aufschlüsselung der gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen enthalten.

Eine Rechnung, die ein Unternehmen von einem Dritten, wie einem Lieferanten oder Distributor, erhält, wird als Eingangsrechnung bezeichnet. Es ist auch wichtig, die Verwaltung von Eingangsrechnungen sorgfältig zu handhaben.

Darüber hinaus muss eine ordnungsgemäße Rechnung auch andere Anforderungen erfüllen: 

• Sie muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff (GoBD) entsprechen, 
• Sie muss die Echtheit der Herkunft der Rechnung oder die Identität des Rechnungsausstellers gewährleisten, unveränderlich und lesbar sein, 
• Sie kann sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form erstellt und übermittelt werden,
•  Eine Unterschrift ist nicht obligatorisch.

Weitere Informationen, die in einer Rechnung enthalten sein müssen, regelt § 14 Abs. 4 UStG.

Während eine Rechnung Waren oder Dienstleistungen abrechnet, bestätigt ein Kassenbon sofort den Erhalt der Dienstleistung oder Zahlung. In der Praxis wird ein Kassenbon oft bei Bartransaktionen ausgestellt, bei denen der Zahlungseingang nicht über einen Bankauszug nachgewiesen werden kann.

Die Ausgabe eines Kassenbons an den Kunden dient als Nachweis dafür, dass er für die erhaltene Dienstleistung oder Ware bezahlt hat. Gleichzeitig wird der Bargeldempfang durch eine Kopie, die bei Ihnen verbleibt, im Finanzamt nachgewiesen. Ein Kassenbon muss schriftlich ausgestellt werden. Hierfür können Kassenbon-Blöcke oder ein weißes Papier verwendet werden, auf dem die erforderlichen Informationen von Hand ausgefüllt werden. Alternativ kann auch ein digitaler Kassenbon erstellt und unterschrieben werden.

Rechtliche Grundlage für den Kassenbon in Deutschland 

Die rechtliche Grundlage für die Ausstellung eines Kassenbons ist das deutsche Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Gemäß § 368 BGB sind Gläubiger im Geschäfts- und Privatverkauf verpflichtet, auf Verlangen des Schuldners eine Quittung auszustellen. Die Unterschrift des Ausstellers gilt als Nachweis dafür, dass die darin enthaltene Erklärung tatsächlich von ihm abgegeben wurde.

Worauf müssen kleine Unternehmer beim Ausstellen von Rechnungen achten? 

Grundsätzlich unterliegen kleine Unternehmer denselben Bestimmungen für das Rechnungswesen wie Unternehmen, die der regulären Besteuerung unterliegen. Es gibt jedoch zwei wesentliche Unterschiede, die bei der Erstellung von Rechnungen für kleine Unternehmen berücksichtigt werden müssen.

Erstens darf auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer (VAT) ausgewiesen werden. Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, müssen keine Brutto- und Nettobeträge unterschieden oder verschiedene Steuersätze angegeben werden.

Auf der anderen Seite müssen die Rechnungen einen Verweis darauf enthalten, dass du gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist. Es gibt keine rechtlich vorgeschriebene Formulierung. Es sollte jedoch kein Fehler gemacht werden, wenn auf die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG verwiesen wird.

Welche Informationen müssen auf einer Rechnung für ein kleines Unternehmen angegeben werden? 

Die erforderlichen Informationen, die jeder Inhaber eines kleinen Unternehmens auf seiner Rechnung angeben muss, umfassen:

• Vollständiger Name und Adresse des Kunden

• Steuernummer des Kleinunternehmers

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Art und Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen

• Lieferdatum oder Erbringungsdatum der Dienstleistung

Ähnlich wie bei einer Rechnung wird auch ein Kassenbon als offizielles Dokument angesehen, das Einnahmen und Ausgaben zu steuerlichen Zwecken bestätigt. Um als kleines Unternehmen einen Kassenbon korrekt auszufüllen, sollten folgende Informationen angegeben werden:

• Art und Menge des Produkts oder der Dienstleistung

• Betrag

• Vermerk, dass der Betrag erhalten wurde

• Name des Ausstellers

• Vor- und Nachname der Person, die den Kassenbon erhält

• Datum und Ort

• Unterschrift und gegebenenfalls Stempel des Ausstellers

Kassenbon für Kleinunternehmen ohne Umsatzsteuer (VAT) 

Als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer ausweisen. Sie müssen daher auf dem Kassenbon keine Brutto- und Nettobeträge unterscheiden oder die enthaltene Steuer und den Steuersatz angeben.

Spezielle Formulare und Vorschriften 

Insbesondere bei Quittungen gibt es bestimmte spezielle Formulare, die von einem tatsächlichen Zahlungsnachweis abweichen können. Zum Beispiel kann eine Entschädigungsquittung bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses und Übergabe aller Mitarbeiterunterlagen ausgestellt werden. Unabhängig davon muss ein Quittungsschreiben nicht immer als Zahlungsnachweis erstellt werden; eine Bankquittung kann ebenfalls die Zahlung dokumentieren.

Bei der Einreichung von Steuererklärungen wie der Umsatzsteuer ist es immer wichtig, sicherzustellen, dass Rechnungen und Quittungen korrekt sind und keine Unstimmigkeiten aufweisen. Das Finanzamt kann jederzeit diese Quittungen zur Überprüfung verlangen. Bei Feststellung von fehlerhaften Informationen wie unzulässiger Umsatzsteuer, die nicht an das Finanzamt abgeführt wurde, kann ein kleines Unternehmen im schlimmsten Fall strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden.

Um auf der sicheren Seite zu sein, kann man mit Online-Rechnungsstellung-Software wie Taxon arbeiten. Sie hilft bei der Erstellung von Rechnungs- und Quittungsdokumenten und beantwortet die wichtigsten Fragen in diesem Bereich, wie die Erstellung dieser Dokumente zu erfolgen hat.

Durch diese praktischen Softwarelösungen können Fehler vermieden und die Buchhaltung übersichtlich organisiert werden. Es ist auch möglich, das Logo des eigenen Unternehmens auf den einzelnen Kassenbons anzubringen, was den Kassenbons einen Wiedererkennungswert verleiht und die Buchhaltung professionell für den Kunden aussehen lässt.