Welchen Zahlungstermin sollte ich auf einer deutschen Rechnung angeben?

Der Zahlungstermin oder das Zahlungsziel ist eine der Zahlungsbedingungen, die auf einer Rechnung angegeben werden können. In Deutschland gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Abweichungen von dieser Regelung können individuell zwischen Ihnen und Ihren Kunden vereinbart werden.

Muss ich das Zahlungsziel auf der Rechnung angeben? 

Einige Unternehmer verzichten darauf, das Zahlungsziel auf der Rechnung anzugeben, weil sie befürchten, dass es als unhöflich angesehen werden könnte. Auf diese Weise verzichten wir jedoch auf eine wichtige Möglichkeit, dem Kunden deutlich mitzuteilen, wann er mit der Zahlung in Verzug gerät – unabhängig davon, ob es sich um eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen oder um eine individuell vereinbarte Zahlungsfrist handelt. 

Eine Erinnerung kann zum Beispiel tatsächlich Verwirrung oder Unzufriedenheit beim Kunden verursachen, wenn das Zahlungsziel nicht klar kommuniziert wird. 

Wenn du das Zahlungsziel auf jeder Rechnung angibst, kannst du auch offene und überfällige Rechnungen schneller und einfacher verfolgen. Grundsätzlich sollten alle Zahlungsbedingungen – einschließlich des Zahlungsziels oder des Verwendungszwecks – dem Kunden klar und prägnant mitgeteilt werden. Die Rechnung ist dafür der beste Ort.

30 Tage: gesetzliche Zahlungsfrist 

Gemäß dem Gesetz beträgt die Zahlungsfrist (auch Zahlungsziel genannt) 30 Tage. 

Grundsätzlich ist eine Rechnung immer sofort fällig. Jedoch gibt die gesetzliche Zahlungsfrist dem Kunden 30 Tage Zeit, um die Rechnung zu begleichen. Erst danach gerät er in Zahlungsverzug. Es ist wichtig zu wissen: 

Die 30-tägige Zahlungsfrist gilt automatisch, auch ohne separate Mitteilung, wenn folgende zwei Bedingungen erfüllt sind: 

• wenn nichts anderes zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vereinbart wurde, 
• der Kunde ist ein anderes Unternehmen (B2B). 

Wenn der Kunde eine Privatperson ist, muss die 30-tägige Zahlungsfrist ebenfalls deutlich auf der Rechnung angegeben werden.

Sicherlich hast du oft auf Rechnungen die Notiz „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ oder „Jetzt kaufen, in 3 Monaten bezahlen“ gelesen. Dies sind individuell vereinbarte Zahlungsfristen, die eine frühere Gelderhaltung ermöglichen oder sich an den Kunden mit einer längeren Zahlungsfrist anpassen. Eine individuelle Zahlungsfrist kann vereinbart werden, wenn die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen für dich zu lang oder zu kurz ist.

Verkürzung der gesetzlichen 

Zahlungsfrist Es ist wichtig, dass eine solche Vereinbarung mit beidseitiger Zustimmung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden getroffen wird, zum Beispiel durch einen Vertrag oder allgemeine Geschäftsbedingungen. Es ist nicht zulässig, einfach eine willkürliche Zahlungsfrist auf der Rechnung anzugeben, die von der gesetzlichen Frist abweicht – dies wäre unwirksam.

Verlängerung der gesetzlichen Zahlungsfrist 

Wenn du eine Zahlungsfrist festlegen möchtest, die länger ist als die gesetzliche Zahlungsfrist, ist dies einfacher. 

In einem solchen Fall kannst du die Zahlungsfrist natürlich auch in den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder in einer individuellen Vereinbarung mit dem Kunden regeln. Da eine längere Zahlungsfrist jedoch ein Vorteil für den Kunden ist, genügt es, einfach den Zahlungstermin auf der Rechnung anzugeben, zum Beispiel mit der Notiz: „Zahlbar innerhalb von 90 Tagen“.

Was ist, wenn mein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt? 

Die Zahlungsfrist ist abgelaufen, und der Kunde hat noch nicht bezahlt? Du solltest ihm jetzt eine höfliche Zahlungserinnerung oder Mahnung senden. Die übliche Vorgehensweise sieht wie folgt aus: 

• Zahlungserinnerung,
• 1 Mahnung,
• 2 Mahnung,
• 3 Mahnung. 

Anstelle einer Zahlungserinnerung kannst du auch direkt mit der ersten Mahnung beginnen – dies ist eine Geschmacksfrage und hängt unter anderem von der Beziehung zwischen dir und dem zahlungsrückständigen Kunden ab. 

Transparentes Zahlungsmanagement: Dank einer Rechnungssoftware 

Es kann schnell passieren, dass du den Überblick über alle Zahlungsfristen und offenen Rechnungen verlierst, insbesondere wenn du individuelle Vereinbarungen mit einzelnen Kunden triffst. Eine Rechnungssoftware wie Taxon kann dabei helfen. Erfahre alle Vorteile unserer Software und überzeuge dich davon, wie einfach und angenehm das Management deiner geschäftlichen Dokumente sein kann.