E-faktura – koniec z papierem od 2024 roku. Ułatwienie czy utrudnienie dla przedsiębiorców?

Pod koniec sierpnia tego roku odbyło się posiedzenie rządu, na którym Rada Ministrów przyjęła projekt zmian do obecnie obowiązującej ustawy VAT wdrażającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowy system ma przyczynić się m.in. do szybszego rozliczania podatku VAT z 60 na 40 dni. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Czy e-faktura będzie ułatwieniem, czy utrudnieniem? Jeśli prowadzisz firmę, przygotuj się do zmian już dziś. W dalszej części omawiamy najistotniejsze kwestie dotyczące e-faktur oraz KSeF – zapraszamy do lektury.

Faktury elektroniczne znane są nam od ładnych paru lat. Dziś pojęcie „e-faktura” nabiera jednak nowego znaczenia – a wszystko za sprawą wdrażanych przez rząd zmian. Do czego dokładnie odnosi się ten termin? E-faktura, jak wskazuje resort finansów, jest ujednoliconym systemem faktur w Polsce. Dzięki niemu obieg dokumentów gospodarczych ma być o wiele prostszy i sprawniejszy. 

Wedle założeń przesyłanie elektronicznych dokumentów przez przedsiębiorców pozwoli cieszyć się m.in. szybszym zwrotem VAT. Obecnie nadpłata podatkowa zwracana jest w terminie do 60 dni – po zmianach ma być to do 40 dni, czyli krócej o ⅓.

Mówiąc o fakturach elektronicznych, pochylmy się nieco bardziej nad Krajowym Systemem e-Faktur. Wedle zapowiedzi, możemy stwierdzić, że będzie to ogólnopolska platforma służąca do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Z informacji, które znajdziemy w wykazie prac legislacyjnych, wynika, że KSeF będzie służył również do:

• przechowywania faktur (przez 10 lat),
• oznaczania dokumentów numerem identyfikującym (przydzielanym przez system),
• analizy i kontroli danych z faktur,
• informowania o wystawieniu, odrzuceniu lub braku możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych.

Wedle komunikatu wydanego przez Ministerstwo Finansów z Krajowego System e-Faktur będzie można skorzystać już w październiku 2021 roku. Takie rozwiązanie ma na celu wdrożenie przedsiębiorców, aby już rok później, czyli w 2022 roku byli przyzwyczajeni do systemu oraz wystawiania e-faktur. O tym, czym założenia się spełnią, będziemy mogli porozmawiać najwcześniej za kilka-kilkanaście miesięcy.

Czytając dalszą część komunikatu resortu, możemy dowiedzieć się, że w pierwszej fazie wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur polscy przedsiębiorcy będą mogli skorzystać dobrowolnie. Taki stan rzeczy ma się zmienić już za 2 lata. W 2024 roku bowiem wystawianie e-faktury będzie obligatoryjne, czyli innymi słowy – obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy.

UWAGA: od 2023 roku obowiązkowe będzie wystawianie e-faktur. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura elektroniczna ma być czymś, co będzie ułatwieniem dla każdego przedsiębiorcy. Krajowy System e-Faktur jest niczym innym, jak kolejnym etapem wdrażania e-usług administracji. Według resortu finansów jest to odpowiedź na czasy pandemii, przez którą wiele rzeczy przeniosło się do Internetu. Zdaniem ministrów e-faktura ułatwi rozliczenia pomiędzy firmami, a także zapewni pełne bezpieczeństwo rozliczeń.

O czym wspomnieliśmy wyżej – przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur ma być dobrowolne. Stąd też od każdego przedsiębiorcy zależy, czy zdecyduje się na korzystanie z tej platformy, czy też poszuka innych rozwiązań jak np. aplikacja do faktur online Taxon.

Rząd jednak zachęca właścicieli firm, aby korzystali z KSeF, obiecując tym samym bonusy w postaci:

• zwolnienia z obowiązku przechowywania faktur i archiwizacji na własną rękę,
• skrócenia czasu czekania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni,
• bezpieczeństwa wystawiania i otrzymywania faktur; w KSeF każda wymiana dokumentów jest zapisywana, co w praktyce oznacza, że nabywca nie będzie mógł stwierdzić, że nie otrzymał faktury, przez co nie będzie dochodziło do oszustw,
• automatyzację pracy, zwiększająca wygodę,
• skrócenia czasu na formalności,
• braku konieczności dosyłania na żądanie struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur, czyli JPK_FA,
• zmniejszenia ryzyka wystąpienia błędu w czasie wystawiania e-faktur.

Wróćmy na chwilę do tematu zwrot podatku. Aby liczyć na szybszą nadpłatę podatkową, podatnicy będą musieli spełnić kilka warunków:

• w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku przedsiębiorcy musieli być zarejestrowani jako czynni płatnicy VAT,
• ubieganie się o zwrot nadwyżki za dany okres możliwe jest tylko w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF,
• w ciągu 12 miesięcy, które poprzedzają złożenie wniosku, przedsiębiorca będzie musiał posiadać konto w banku; opcjonalnie będzie to imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
• kwota podatku naliczonego lub podatku nierozliczonego w poprzednich okresach nie będzie mogła przekroczyć 3 tys. zł.

Krajowy System e-Faktur, który już niedługo zostanie wdrożony, będzie sporym ułatwieniem przede wszystkim dla fiskusa. Wszystkie transakcje fakturowane będą przepływać przez KFeS – innymi słowy, pracownicy skarbu państwa będą mieli natychmiastowy dostęp do bieżących informacji dotyczących dokonywanych przez podatników transakcji zakupu/sprzedaży. To znacząco ułatwi i przyspieszy przeprowadzanie kontroli na gruncie VAT. To z kolei przełoży się na uszczelnienie podatku i zwiększenie dochodów skarbu państwa.

Pomimo tego, że e-faktury mają całkowicie obowiązywać od 2023 roku, obecnie dostępne są w wersji testowej. Od 1 stycznia 2022 roku pierwsi przedsiębiorcy skorzystają z pełnych możliwości systemu i będą mogli wystawiać elektroniczne faktury.

Omówmy w skrócie to, co otrzymaliśmy od Ministerstwa Finansów. Poniżej załącznik z przykładową e-fakturą wraz z naszym komentarzem do najważniejszych elementów dokumentu. Ministerstwo opisało ten przykład jako:

Faktura sprzedaży detalicznej towaru (B2C – klient indywidualny). Na fakturze umieszczono informacje, że do momentu jej wystawienia dokonano w całości płatności

Jak widać e-faktura to nic innego jak plik XML zawierający zmienne.

Efaktura – przykład

Zacznijmy od danych identyfikacyjnych podmiotu:

9999999999

ABC AGD sp. z o. o.

Oprócz tych informacji znajdziemy tam również dane adresowe i co ciekawe – adres e-mail oraz numer telefonu do firmy

Przejdźmy teraz do podmiotu drugiego. Jako klient na fakturze występuje osoba fizyczna, dlatego też na fakturze nie podano numeru NIP.

Bardzo ważne wartości znajdują się w miejscach:

• 2022-02-15 – jest to data zapłaty,
• Warszawa – jest to miejsce wystawienia faktury,
• FV2022/02/150 – jest to numer faktury,
• 2022-01-27 – jest to data wystawienia faktury.

W przypadku, gdy nasza faktura ma wiele wierszy, należy to określić w polu:

3</LiczbaWierszyFaktury

Na końcu możemy znaleźć również stopkę faktury, w której przedsiębiorca może dodać własny tekst do wystawianego dokumentu.

Pomimo tego, że z e-Faktur przedsiębiorcy mogą w pełni zacząć korzystać od nowego roku, czyli od stycznia 2022, już teraz przeprowadzane są testy, mające pomóc w stworzeniu prostej i przyjaznej platformy, jaką ma być KSeF.

Na początku grudnia Ministerstwo Finansów udostępniło nową strukturę logiczną e-Faktury. We wzorze dokumentu uwzględniono wszelkie uwagi, które zostały zgłoszone w czasie testów roboczej wersji druku, które wystartowały w październiku 2021 roku.

Co zostało zmienione?

• Opisy kodów krajów członkowskich i kodów walut.
• Definicja elementu „TAdres” wraz z dodaniem nowego rodzaju TGLN.
• Dodanie pola „TZnakowy20”.
• Definicja elementów znakowych (typ integer).
• Definicja elementu „TNumerKSeF”.
• Liczba maksymalnych wystąpień poszczególnych elementów, w tym m.in. “WysylkaPrzez” czy „Transport”.
• Opisy elementów: „P_15”, „P_18A”.
• Dodanie takich elementów jak: „PlatnosciCzesciowe”, „TerminyPlatnosci”, „Zamowienia” czy „Umowy”.

Warto podkreślić, że zmiany, które nastąpiły w strukturze e Faktury z 2021 roku w większości mają charakter redakcyjny, dzięki czemu firmy, które już wcześniej zaczęły wdrażać się w system elektronicznych faktur, nie muszą obawiać się o przedawnienie przyswojonej wiedzy.

Jeśli interesuje Cię nowy wzór e-Faktury, możesz go pobrać z platformy ePUAP. Druk dostępny jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.

E-FAKTURA 2022/2023 – NOWY WZÓR.

STRUKTURA LOGICZNA E-FAKTURY 2022/2023.

Zgodnie z tym, co zapowiedziało Ministerstwo Finansów (webinar z 25 listopada 2021), nowy wzór e Faktury 2021 jest finalny, co oznacza, że będzie taki sam również w 2022 i 2023 roku, co pozwoli już dziś podatnikom przyswoić sobie dokument.

Wspomnieliśmy wcześniej, że zmiany w e Fakturze 2021 są głównie porządkujące – warto jednak w tym miejscu zagłębić się w nowe pola oraz aktualizacje poszczególnych typów danych pojawiających się w finalnej wersji dokumentu. Na co należy zwrócić szczególną uwagę w nowej strukturze e-Faktury z 2021 roku?

• Zmieniony został typ danych dla pola „ZwrotAkcyzy” (z numerycznego na logiczny).
• Wraz z aktualizacją dodano opcję rozróżnienia czy adres wystawiającego, kontrahenta czy przewoźnika jest polski, czy zagraniczny. W przypadku, gdy będzie on polski, wymagane będzie podanie dodatkowych informacji (województwo, powiat, gmina, urząd pocztowy).
• Dodany został nowy węzeł „DataUmowy”. W poprzedniej wersji w sekcji „Umowa” istniało jedynie pole „NrUmowy”.
• Wyrażenie regularne, które określało wzór unikalnego numeru identyfikacyjnego zostało zmienione („NumerKSeF”).
• Zmiany dotyczą również stopki e-Faktury. W wersji finalnej możliwe jest podanie pełnej nazwy wystawcy druku.

Jeśli chodzi o wspomniane wcześniej lekkie zmiany o charakterze porządkującym dotyczą one:

• minimalnej daty wygenerowania pliku XML z e Fakturą (zmiana z 01.10.2021 na 01.01.2022),
• dodania węzłów grupujących „DaneFaKorygowanej”, „TerminyPlatnosci” i „PlatnosciCzesciowe”,
• usunięcia dopuszczalnych kodów walut (BYR, EEK, GWP, LTL, MRO, MTL, STD, USS, VEF i XFU); jednocześnie dodano kody GGP, IMP i JEP,
• usunięcia możliwości podania wartości „7” w polu „Rola” w węźle „Podmiot3”; cyfra ta stanowiła rolę rezerwową dla innego podmiotu występującego w fakturze danych podmiotów trzecich w innych przypadkach, niż zostało to przewidziane,
• liczby wystąpień poszczególnych elementów (100 wystąpień dla pól „Podmiot3”, „Podmiot2K”, „NrFaZaliczkowej”, “Obciazenia”, „Odliczenia” i „RachunekBankowy” oraz 20 wystąpień dla „RachunekBankowyFaktora, „WysylkaPrzez” i „Transport”).

Ministerstwo Finansów poważnie podeszło do tematu e Faktury i KSeF i od czasu ogłoszenia projektu nieustannie trwają pracę nad przystosowaniem systemu, który z miejsca ma być wygodny w użytku. Warto wiedzieć, że ze środowiska testowego elektronicznej faktury można korzystać od 13 grudnia 2021.

Struktura na pierwszy rzut oka wydaje się być skomplikowana, jednak większość faktur zamknie się w prostych 80 wierszach pliku XML. E faktura ma być wysyłana na serwer urzędowy i być natychmiastowo możliwa do pobrania przez drugiego przedsiębiorcę. Na samym początku może to być problemem dla firm, które mają zorganizowane fakturowanie automatycznie. Warto jednak podkreślić, że e-faktury są dobrą zmianą, ułatwiającą zarządzanie firmową dokumentacją.

Kto ucieszy się z tego najbardziej? Ułatwienie z pewnością odczują biura księgowe, które w końcu doczekają się ujednoliconej formy faktur, której do tej pory w Polsce brakowało.

Jeśli po przeczytaniu dzisiejszego wpisu już zaczynasz szykować się do zmian, które niewątpliwie nadejdą, ale nie jesteś przekonany co do funkcjonowania KSeF, możesz zwrócić swoją uwagę wobec Taxon, czyli sprawdzonej aplikacji do wystawiania faktur przez Internet. Z naszego programu korzysta wielu zadowolonych klientów, o czym świadczą liczne pozytywne opinie.

Co prawda do zmian jest jeszcze trochę czasu – my jednak już dziś zaczynamy dostosowywać naszą aplikację do nowych formatów. Jesteśmy na bieżąco ze zmianami, oferując przedsiębiorcom zawsze aktualne narzędzie, które ułatwia zarządzanie firmową dokumentacją – wszystko ogranicza się jedynie do kilku kliknięć. Zapraszamy do przetestowania – Taxon.