Faktura w Niemczech krok po kroku

Wystawianie faktur to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej, a w Niemczech, jednym z największych rynków w Europie, obowiązują konkretne zasady i wymagania dotyczące faktur. W tym artykule omówimy, jakie informacje powinna zawierać poprawna faktura w Niemczech oraz terminy, których należy przestrzegać.

Podstawowe informacje na fakturze w Niemczech

Faktura w Niemczech musi zawierać pewne podstawowe informacje, które pozwalają na jej jednoznaczne zidentyfikowanie i przetwarzanie przez urząd skarbowy. Oto, co powinna zawierać każda faktura:

1. Dane firmy: Na fakturze muszą znaleźć się pełne dane Twojej firmy, w tym Twoje imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres siedziby.
2. Dane kontrahenta: Konieczne jest również podanie danych klienta, w tym jego imienia, nazwy firmy i adresu. Jeśli klient jest zarejestrowanym podatnikiem VAT w Niemczech, należy podać jego numer identyfikacyjny podatkowy (USt-IdNr).
3. Numer faktury: Każda faktura musi posiadać unikalny numer identyfikacyjny. To ważne dla celów śledzenia transakcji i archiwizacji dokumentów.
4. Data wystawienia: Podaj datę wystawienia faktury. Upewnij się, że data jest aktualna i zgodna z rzeczywistością.
5. Numeracja faktur: Numeracja faktur powinna być ciągła i nieprzerwana. Unikaj korzystania z tego samego numeru więcej niż raz.
6. Termin płatności: Wyznacz termin płatności, który określa, kiedy klient powinien uregulować należność. Termin ten może wynosić 14, 30 lub 60 dni, w zależności od uzgodnień.

Szczegóły Usługi lub Towaru

Kolejnym istotnym elementem faktury są szczegóły dotyczące usługi lub towaru, które są przedmiotem transakcji:

1. Opis Usługi/Towaru: Dokładnie opisz usługę lub towar, który jest fakturowany. Im precyzyjniejszy opis, tym lepiej.
2. Ilość i Cena Jednostkowa: Podaj ilość i cenę jednostkową usługi lub towaru. To pozwala na obliczenie łącznej wartości.
3. Wartość Netto: Suma wartości sprzedaży netto powinna być wyraźnie podana, a także uwzględnione stawki podatkowe (19% lub 7%).
4. Kwota VAT: Wskazuj kwotę VAT obowiązującą w Niemczech (19% lub 7%). Jeśli udzieliłeś rabatów, uwzględnij je w cenie netto.
5. Faktury z Odwrotnym Obciążeniem: Jeśli transakcja podlega tzw. „odwrotnemu obciążeniu” (reverse charge), konieczne jest podanie numeru VAT kontrahenta oraz odpowiedniego komentarza.

Dodatkowe wymagania i informacje

Poza podstawowymi danymi na fakturze, istnieją pewne dodatkowe informacje, które mogą być istotne:

1. Termin Realizacji Usługi/Towaru: Jeśli to możliwe, dodaj informację o dacie realizacji usługi lub dostawy towaru.
2. Zaliczki: Jeśli klient dokonał zaliczki, uwzględnij tę informację na fakturze, wraz z datą otrzymania zapłaty.
3. Okres Przechowywania: Jeśli klientem jest osoba fizyczna, dodaj informację o obowiązku przechowywania faktury przez okres dwóch lat (nie dotyczy faktur na kwoty poniżej 250€).

Termin wystawienia faktury w Niemczech

Fakturę w Niemczech należy wystawić w ciągu 6 miesięcy od momentu wykonania usługi lub dostawy towaru. Przekroczenie tego terminu jest naruszeniem prawa. W przypadku usług świadczonych przez firmy spoza Niemiec, ale z innego kraju UE, fakturę trzeba wystawić do 15 dnia kolejnego miesiąca.

Faktury w kontekście firmy zarejestrowanej za granicą

Jeśli prowadzisz firmę w Niemczech, ale jesteś zarejestrowany w innym kraju, obowiązują Ci zasady wystawiania faktur obowiązujące w kraju, w którym masz zarejestrowaną działalność. To oznacza, że musisz podać swój europejski numer NIP i dostosować się do przepisów swojego kraju.

Wystawianie faktur w Niemczech jako tzw. „Kleinunternehmer”

Wystawianie faktur w Niemczech jako tzw. „Kleinunternehmer” (czyli mały przedsiębiorca) oznacza, że jesteś zwolniony z obowiązku płacenia podatku VAT (Value Added Tax) na swoich fakturach, jeśli spełniasz określone kryteria. Oto kroki, które musisz podjąć, aby wystawić fakturę jako Kleinunternehmer w Niemczech:

1. Spełnij Kryteria Kleinunternehmer: Aby zakwalifikować się jako Kleinunternehmer, Twoja firma musi spełnić następujące kryteria:

• Twój obrót roczny nie przekracza 22 000 euro (od 1 stycznia 2020 roku; wartość ta może ulec zmianie w przyszłości).
• Twoje usługi lub towary są zwolnione z VAT.

2. Umieść informacje na fakturze: Jeśli spełniasz powyższe kryteria i chcesz wystawić fakturę jako Kleinunternehmer, musisz na fakturze umieścić pewne informacje, takie jak:

• Twoje dane firmy, w tym Twoje imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres siedziby.
• Numer identyfikacyjny podatkowy, jeśli go masz.
• Datę wystawienia faktury.
• Numer faktury.
• Dane klienta, w tym jego imię, nazwa firmy i adres.

3. Wstaw odpowiednią adnotację: Na fakturze jako Kleinunternehmer musisz umieścić odpowiednią adnotację, że jesteś zwolniony z VAT zgodnie z §19 UStG (Umsatzsteuergesetz), który jest niemieckim odpowiednikiem ustawy o podatku od wartości dodanej. Adnotacja ta informuje klienta o zwolnieniu z VAT i jest obowiązkowa.

4. Monitoruj swój obrót: Pamiętaj, że jeśli Twój obrót przekroczy 22 000 euro w ciągu roku podatkowego, przestaniesz być zwolniony z VAT, a więc będziesz musiał rozważyć rejestrację jako płatnik VAT i rozpocząć rozliczenia podatkowe z urzędem skarbowym.

5. Dokładne Archiwizowanie Faktur: Choć jesteś zwolniony z VAT, nadal musisz dokładnie archiwizować faktury i inne dokumenty księgowe przez okres wymagany przez prawo, który wynosi zazwyczaj 10 lat.

Warto zaznaczyć, że status Kleinunternehmer ma swoje ograniczenia i może nie być odpowiedni dla wszystkich rodzajów działalności. Dlatego zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym w Niemczech, aby upewnić się, że jesteś uprawniony do tego zwolnienia z VAT i aby zadbać o właściwą dokumentację oraz prawidłowe wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Wystawianie faktur w Niemczech może być stosunkowo skomplikowanym procesem, ale jest to nieodzowny element działalności gospodarczej. Poprawna faktura to gwarancja uniknięcia zbędnych problemów i kontroli ze strony urzędu skarbowego. Dlatego zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby upewnić się, że faktury są wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawierają wszystkie niezbędne informacje. Warto inwestować czas w naukę i zrozumienie wymagań dotyczących faktur, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i korekt w przyszłości.