Jak wystawić fakturę przez Internet?

Każdy, kto po raz pierwszy realizuje zlecenie klienta, staje przed pytaniem: jak właściwie wystawić fakturę? Na co mam zwrócić uwagę? I co ważniejsze: czy da się sporządzić taki druk przez Internet? Jeśli tak, to jak to zrobić?

Czym jest faktura online?

Pudełka pełne faktur są dziś passé. Przyszłością są faktury online i elektroniczne. Jaka jest jednak różnica między nimi?

Faktura online to faktura, którą można wysłać cyfrowo, na przykład plik PDF, Word lub Excel wysłany pocztą elektroniczną lub – nieco mniej efektywnie – jako skan faktury papierowej. Obecnie istnieje niezliczona ilość narzędzi, które umożliwiają tworzenie i wysyłanie faktur za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Gdy tylko klient otrzyma wiadomość e-mail, może pobrać fakturę i natychmiast ją przeczytać.

Faktury online mają pięć kluczowych korzyści dla Twojej firmy.

Ogromna oszczędność czasu

Jeśli korzystasz z narzędzia do fakturowania, możesz tworzyć faktury w mgnieniu oka. Wystarczy wypełnić spersonalizowany szablon, a oprogramowanie wystawi fakturę za Ciebie. Możesz nawet skonfigurować standardową wiadomość e-mail, aby wysłać fakturę w kilka sekund. Dodatkowo możesz skonfigurować automatyczne przypomnienia o płatnościach, aby zapewnić efektywny przepływ gotówki.

Mniejsze ryzyko błędów

Ponieważ narzędzie oblicza kwoty na fakturze, prawdopodobieństwo wystąpienia błędów jest znacznie zmniejszone. Kolejny plus: nigdy więcej nie musisz szukać kalkulatora.

Kontrolowanie liczb = podejmowanie świadomych decyzji

Dzięki poręcznemu przeglądowi dzięki oprogramowaniu do fakturowania możesz zawsze mieć oko na zaległe płatności i faktury. Dostarcza to informacji na temat kondycji finansowej firmy i pozwala podejmować świadome decyzje.

Technologia cyfrowa jest bezpieczniejsza

Nie tylko zagracona szafka z dokumentami nie jest ładnym widokiem, ale w przypadku uszkodzenia przez wodę, pożaru lub – mam nadzieję, że mi wybaczysz – zwykłego niechlujstwa, Twoja dokumentacja jest historią. Cyfrowe archiwum (i jego automatyczna kopia) jest znacznie bezpieczniejsze.

Większa elastyczność dla Ciebie i Twoich klientów

W samochodzie w drodze do klienta lub w wygodnym fotelu po nocy ciężkiej pracy: faktury online można tworzyć w dowolnym miejscu i czasie. Wszystko, czego potrzebujesz, to połączenie z Internetem.

Nie, nie będziemy teraz opowiadać dowcipów w stylu „dobry humor” czy frazesów w stylu „zdrowy rozsądek”. Czego więc potrzebujesz do fakturowania online – oprócz komputera lub laptopa? Trzech rzeczy:

• Niezawodne oprogramowanie. Zdobądź wysokiej jakości program do wystawiania faktur online jak Taxon, który jest dostosowany do potrzeb Twojej firmy. 
• Solidny system przechowywania. Nie każde narzędzie do fakturowania ma niezawodną bazę danych, choć jest to niezbędny wymóg: faktury cyfrowe – podobnie jak dokumenty papierowe – muszą być przechowywane przez siedem lat.
• Bezpieczeństwo IT. Nie zostawiasz drzwi swojego domu szeroko otwartych na noc. Przynajmniej mamy taką nadzieję. Powinieneś również chronić swój komputer i smartfon za pomocą niezbędnych programów antywirusowych lub innych rozwiązań. W końcu narzędzie do fakturowania zawiera cenne informacje o Twojej firmie.

Ważne punkty do rozważenia w przypadku faktur online

Tworzenie faktur online nie jest skomplikowane. Należy jednak wziąć pod uwagę kilka kwestii.

Digitalizacja faktur

Korzystaj z jak największej liczby faktur online i przechowuj je wszystkie w tym samym folderze, na tym samym serwerze lub w tej samej chmurze. W ten sposób unikniesz podziału księgowości na część papierową i elektroniczną.

…i poproś o to samo swoich dostawców.

Fakturowanie cyfrowe działa najlepiej, gdy odbywa się z obu stron. Poproś swoich dostawców, aby zawsze wysyłali Ci faktury online. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu. Czasami jednak nie da się uniknąć faktury papierowej. Na przykład, jeśli jest to rachunek za lunch biznesowy lub bilet parkingowy. W takim przypadku zrób zdjęcie lub zeskanuj papierowy rachunek i prześlij go do swojego cyfrowego archiwum.

Rozpoczęcie w określonym czasie

Wystawianie faktur online można rozpocząć w dowolnym momencie, choć zaleca się wybranie konkretnej daty. Przykładem może być nowy kwartał lub początek nowego roku finansowego. W ten sposób wszystkie faktury za ten okres będą przechowywane w tym samym miejscu.

Wyobraź sobie, że na pierwszym treningu pokonujesz od razu 15 km lub idziesz na pierwszą zbiórkę harcerską na czczo. Błędy początkującego, bo wszyscy je popełniamy. Wymieniamy potknięcia w fakturowaniu online, abyś mógł ich umiejętnie uniknąć.

Trzy kroki do fakturowania online

Fakturowanie online oferuje szereg wyraźnych korzyści. Myślę, że wszyscy już się co do tego zgadzamy. Ale jak dokładnie utworzyć i wysłać fakturę online? Oto przewodnik krok po kroku.

Krok 1: Utwórz ofertę

Dobra faktura zaczyna się od dobrze skonstruowanego kosztorysu. Najlepiej, jeśli poszczególne etapy projektu zostaną przedstawione w formie podsumowania wraz z odpowiadającymi im budżetami. Zapewnia to nie tylko przejrzystość dla klienta, ale także stanowi dobrą podstawę do wystawienia faktury. W idealnej sytuacji fakturę będzie można utworzyć później, po prostu kopiując i wklejając dane z kosztorysu.

Krok 2: Utwórz fakturę online

Dobre narzędzie zamieni wycenę w fakturę za pomocą jednego kliknięcia. Jeśli nie ma wyceny, wystarczy utworzyć fakturę w zwykłym szablonie. Oprogramowanie wykona obliczenia matematyczne. Nie trzeba już męczyć się z formułami Excela, liczeniem i procentami.

Krok 3: Wyślij fakturę cyfrowo

Oprogramowanie do fakturowania umożliwia wysyłanie faktur bezpośrednio do klientów. Żegnaj lizanie znaczków, arrivederci ręczne pisanie maili, żegnaj gruba teczko. A dzięki integracji z programem księgowym, faktury wychodzące automatycznie pojawiają się w systemie.