Jaki bezpłatny program do faktur wybrać?

W ostatnich latach można powiedzieć, że nastąpił przełom w dziedzinie dostępu do ważnych dokumentów. Kiedyś było tak, że woziło się je w teczkach, które czasem aż pękały w szwach. Inny problem stanowiła kawa na stole, którą nie raz zdarzyło się wylać. A w ten sposób dochodziło do zniszczenia ważnych dokumentów, które często trzeba było potem odzyskiwać, albo przepisywać. Kolejnym etapem było robienie kopii zapasowych w postaci kalkowanych, albo skanów takich, najważniejszych dokumentów. A jeśli chodzi o ewidencję sprzedaży, konieczne było tworzenie skoroszytów, które musiały zawierać w sobie dokładnie poukładane, zgodnie z numeracją pisma. Dość istotne są na przykład faktury, od których wiele zależy, między innymi to ile podatku VAT trzeba będzie zapłacić, albo jak się rozliczyć z zakupów. Poza tym takie dokumenty pomagają obliczyć wysokość obrotu w danym miesiącu. A przez to także sprawdzić, czy cele finansowe zostały osiągnięte i czy warto je poprawić, czy chociaż utrzymać na tym samym poziomie.

Chmura, przeznaczona do tworzenia, edytowania i przechowywania plików zmieniła wszystko. Między innymi sprawiła, że z każdego miejsca na Ziemi, tam gdzie dostępny jest internet, możliwe stało się zarządzanie plikami, takimi jak faktury. Dzięki temu, można je pobierać, wysyła emaile, albo dodać do zbiorczej ewidencji. A kiedy zajdzie taka potrzeba można również ponownie wydrukować konkretny dokument. W dodatku do systemu może mieć też dostęp wiele osób i nie spowoduje to ryzyka nadania błędnego numeru dokumentu, gdyż system jest jeden i nadaje numerację po kolei.

Wyobraźmy sobie więc sytuację, kiedy firma ma zasięg ogólnopolski. Wtedy może mieć konieczność wystawienia faktury dla odbiorcy z Krakowa, Warszawy i Poznania. Załóżmy, że pojawia się tam przedstawiciel handlowy, który ma ze sobą urządzenie do wystawiania faktur, drukarkę, ale także dostarcza on towar służbowym samochodem. Natomiast dane wędrują do systemu centralnego, nieważne gdzie ten się mieści. A może być w zupełnie innym mieście, żadnym z wymienionych. W tym samym czasie inni dostawcy, mogą być w innych miastach. Ale system do działania wymaga jedynie internetowego łącza, można go obsługiwać z użyciem laptopa, ale równie dobrze smartphone. Nie ma więc konieczności ręcznego wypisywania dokumentów sprzedaży. Wystarczy zalogować się i wpisać dane odbiorcy, o ile już ich tam nie ma. A może się zdarzyć, że są jeśli kupujący korzysta z usług firmy już od dawna. Dodatkowo jeśli potrzeba jest korekta faktury, to system daje taką możliwość. To jest odrębny dokument wystawiany w systemie. A na zakończenie okresu rozliczeniowego, którym jest miesiąc, można posumować wyniki sprzedaży. Sprawdzić ile jest podatku VAT do odprowadzenia do urzędu. A ile można w danym okresie odliczyć, wrzucając w koszty firmowe.

To może nie być łatwe zadanie, zwłaszcza że ostatnio dużo takich opcji pojawiło się w sieci. A niektóre są znane od lat. Dość istotna wydaje się być możliwość właśnie korzystania z dowolnego miejsca zarówno w biurze, domu, jak też i w podróży. Niektóre z nich oferują także możliwość pobrania aplikacji na telefon. Tak, aby logowanie stało się jeszcze łatwiejsze. Dzięki zaawansowanej technologii, może z niego korzystać wiele osób, ale ich ilość musi być ustalona już na początku, tak aby możliwe było w systemie przyznanie im dostępu. Dobry program do rozliczania faktur, to taka mała księgowość, dzięki której wystarczy regularnie i z dużym naciskiem na szczegóły dodawać poszczególne dokumenty do bazy. Dzięki temu możliwe jest wykonywanie potem analiz, a także dokonywanie poszczególnych przeliczeń wartości. Z góry można przewidzieć, ile trzeba będzie wpłacić do urzędu. A także jaki obrót w danym miesiącu osiągnęła firma. W aplikacji można także dokonać rozliczeń i wygenerować potrzebny plik do wysłania do właściwego firmie urzędu. W dodatku masz stały kontakt z księgową, która nadzoruje wyleczenia i możesz ją o wszystko zapytać w razie wątpliwości.