Jaki termin płatności powinienem umieścić na niemieckiej fakturze?

Termin płatności lub cel płatności to jeden z warunków płatności, które można wskazać na fakturze. W Niemczech obowiązuje ustawowy termin płatności wynoszący 30 dni. Odstępstwa od tej zasady mogą być ustalane indywidualnie między Tobą a Twoimi klientami.

Czy muszę podawać termin płatności na fakturze?

Niektórzy przedsiębiorcy unikają podawania terminu płatności na fakturze, ponieważ obawiają się na przykład, że klient może uznać to za niegrzeczne. W ten sposób pozbawiamy się jednak ważnej możliwości jasnego zakomunikowania klientowi, kiedy zalega z płatnością – niezależnie od tego, czy jest to ustawowy termin płatności wynoszący 30 dni, czy indywidualnie uzgodniony termin płatności.

Przypomnienie, na przykład, może w rzeczywistości spowodować zamieszanie lub niezadowolenie klienta, jeśli termin płatności nie zostanie wyraźnie zakomunikowany.

Sam możesz również szybciej i łatwiej śledzić otwarte i zaległe faktury, jeśli wskażesz termin płatności na każdej fakturze. Zasadniczo wszystkie warunki płatności – w tym termin płatności lub cel płatności – powinny być przekazywane klientowi w sposób jasny i zwięzły. Najlepszym miejscem do tego jest faktura.

30 dni: ustawowy termin płatności
Zgodnie z prawem, termin płatności (zwany również celem płatności) wynosi 30 dni.

Zasadniczo faktura jest zawsze wymagalna natychmiast. Jednak ustawowy termin płatności daje klientowi 30 dni na uregulowanie faktury. Dopiero wtedy jest on w zwłoce z płatnością. Ważne jest, aby wiedzieć: 

30-dniowy termin płatności zawsze obowiązuje automatycznie, nawet bez osobnego powiadomienia, jeśli spełnione są następujące dwa warunki:

• jeśli nic innego nie zostało uzgodnione między Tobą a Twoim klientem,
• klientem jest inna firma (B2B).

Jeśli klient jest osobą prywatną, 30-dniowy termin płatności musi być również wyraźnie wskazany na fakturze.

Z pewnością często czytałeś na fakturach adnotację „Płatne w ciągu 14 dni” lub „Kup teraz, zapłać za 3 miesiące”. Są to indywidualnie uzgodnione terminy płatności, które pozwalają na wcześniejsze odebranie pieniędzy lub dostosowanie się do klienta z dłuższym terminem płatności. Indywidualny termin płatności można zatem uzgodnić, jeśli ustawowy termin płatności wynoszący 30 dni jest dla Ciebie zbyt długi lub zbyt krótki.

Skrócenie ustawowego terminu płatności

Ważne jest, aby takie porozumienie zostało zawarte za obopólną zgodą pomiędzy Tobą a Twoim klientem, na przykład w drodze umowy lub ogólnych warunków handlowych. Niedopuszczalne jest po prostu podanie na fakturze arbitralnego terminu płatności, który różni się od ustawowego – byłoby to nieważne.

Wydłużenie ustawowego terminu płatności

Jeśli chcesz określić termin płatności, który jest dłuższy niż ustawowy termin płatności, jest to łatwiejsze.

Oczywiście w takim przypadku można również uregulować termin płatności w ogólnych warunkach lub w indywidualnej umowie z klientem. Ponieważ jednak dłuższy termin płatności stanowi korzyść dla klienta, wystarczy po prostu wskazać termin płatności na fakturze, na przykład z adnotacją: „Płatne w ciągu 90 dni”.

Co jeśli mój klient nie zapłaci w terminie?

Termin płatności minął, a klient jeszcze nie zapłacił? Powinieneś teraz wysłać mu uprzejme przypomnienie o płatności lub list przypominający.

Procedura wygląda zazwyczaj następująco:

• przypomnienie o płatności,

• 1 ponaglenie,

• 2 ponaglenie,

• 3 ponaglenie.

Zamiast przypomnienia o płatności można również rozpocząć bezpośrednio od pierwszego ponaglenia – jest to kwestia gustu i zależy między innymi od relacji między Tobą a klientem zalegającym z płatnością.

Przejrzyste zarządzanie terminami płatności: dzięki programowi do faktur

Szybko może się okazać, że nie masz już przeglądu wszystkich terminów płatności i otwartych faktur. Zwłaszcza jeśli dokonujesz indywidualnych ustaleń z poszczególnymi klientami. Program do faktur taki jak Taxon może w tym pomóc. Poznaj wszystkie zalety naszego oprogramowania i przekonaj się, jak zarządzanie firmową dokumentacją może być proste i przyjemne.