Jednoosobowa działalność gospodarcza a zatrudnienie pracownika

Jednoosobowe działalności gospodarcze, w skrócie nazywane JDG, stanowią największy odsetek zarejestrowanych firm w Polsce. W roku 2020 było ich prawie 3,3 miliona. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najczęściej pierwszym wyborem osób, które myślą o prowadzeniu własnego biznesu. Z czasem, kiedy działalność się rozkręca i idzie coraz lepiej, pojawiają się pierwsze pytania i wątpliwości. Często dotyczą one tego, czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników. Na „chłopski rozum”, nie powinno być z tym żadnych problemów. Szczególnie jeśli będziemy pamiętać że istnieje coś takiego jak ustawa o swobodzie gospodarczej. W rzeczywistości jednak sprawa jest nieco bardziej skomplikowana.

Z założenia JDG to firma, w której pracuje tylko jedna osoba – właściciel będący jednocześnie pracownikiem. Kiedy firma się coraz bardziej rozwija, może pojawiać się konieczność zatrudnienia pracowników i delegowania ich do nowych obowiązków. To naturalna kolej rzeczy, na którą każda jednoosobowa działalność gospodarcza powinna być na to przygotowana. Tu należy zadać sobie pytanie: czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników? Oczywiście że tak. Należy jednak liczyć się z pewnymi ograniczeniami. Wynikają one przede wszystkim z wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania swojej działalności.

Jakie są formy zatrudniania pracowników w jednoosobowych działalnościach gospodarczych? Dokładnie takie jak same jak w małych, średnich i dużych firmach. Przedsiębiorcy mają do wyboru między innymi:

• Umowy o pracę – czyli podstawowa forma zatrudnienia. Pracownik przyjęty do pracy na podstawie umowy o pracę, może być zatrudniony w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Zastosować można również tzw. zadaniowy czas pracy. Co to oznacza i dla kogo jest to dobre rozwiązanie? Zadaniowy czas pracy sprawdza się w przypadku osób zatrudnionych, którzy nie muszą wykonywać swoich obowiązków w ściśle określonych godzinach, np. od 8 do 16. Są to np. pracownicy budowlani. W zadaniowym czasie pracy w wymiarze podstawowym, czyli 8 godzin dziennie, pracownik może samodzielnie dysponować czasem, decydując o której rozpoczyna i kończy pracę, tak by została wykonana. W tym przypadku nie ma również konieczności ewidencjonowania czasu pracy, pracownik potwierdza wyłącznie swoim podpisem obecność w danym dniu, bez wpisywania dokładnych godzin od do.
• Umowy cywilnoprawne – działalność gospodarcza zatrudnienie pracowników może się odbywać na podstawie umowy cywilnoprawnej. Najpopularniejsze jej formy to oczywiście umowa zlecenie oraz umowa o dzieło. W stosunku do przyszłego pracodawcy, są one najbardziej korzystne, ponieważ zwalniają go z wielu obowiązków, których nie da się uniknąć w przypadku umowy o pracę. Alternatywnie, zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej może się odbywać na podstawie umów B2B. W takim przypadku mamy do czynienia z kontraktem zawieranym pomiędzy dwoma firmami. Jest to najbardziej wygodne rozwiązanie dla „pracodawcy”, gdyż nie ponosi on żadnych kosztów utrzymania pracownika. Jego kontrahent jest osobną działalnością gospodarczą i samodzielnie opłaca swoje koszta, podatki i ubezpieczenia. Wynagrodzeniem dla niego jest zapłata za fakturę, którą wystawia kontrahentowi.

Przejdźmy teraz do zasadniczej odpowiedzi na pytanie. Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza, ile może zatrudniać pracowników? Wszystko zależy od tego, jaką formę opodatkowania swojej firmy wybrałeś. Możliwości są dwie – karta podatkowa lub księga przychodów i rozchodów. Ograniczenia dotyczą jednak tylko tych firm, które rozliczają się wg karty podatkowej.

Wbrew pozorom nie każdy przedsiębiorca decyduje się na bycie płatnikiem VAT. Spora część z nich wybiera najkorzystniejszą dla siebie formę opodatkowania, czyli kartę podatkową. Należy się jednak liczyć w tym przypadku z kilkoma ograniczeniami, związanymi z zatrudnianiem pracowników.

Jakie ograniczenia w zatrudnieniu mają JDG na karcie podatkowej?

• Limit zatrudnionych osób – rozliczająca się kartą podatkową jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać maksymalnie do 5 pracowników. Limit ten jest niezmienny i niepodważalny. Warunkiem utrzymania karty podatkowej, jest brak zatrudnienia pracowników lub zatrudnienie ich w ilości maksymalnie 5 osób.
• Forma zatrudnienia – jednoosobowa działalność gospodarcza, czy można zatrudniać pracownika? Tak, ale wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Odpadają w tym przypadku wszelkiego rodzaju umowy cywilnoprawne, które są dostępne w przypadku prowadzenia firmy opartej na skali podatkowej i kpir. Należy w tym przypadku się zastanowić, co dla przedsiębiorcy jest korzystniejsze. Niskie podatki wynikające z karty podatkowej i pokrywanie wszystkich kosztów zatrudnienia pracownika, czy może przejście na skalę podatkową i zatrudnienia pracowników na tańsze umowy cywilnoprawne.

Osoby zakładające JDG opodatkowane na skali podatkowej, czyli prowadzące książkę przychodów i rozchodów, mają znacznie więcej możliwości aby zatrudniać pracowników i optymalizować swoje koszta. Zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej, rozliczającej się na podstawie księgi przychodów i rozchodów jest znacznie łatwiejsze. Pracodawca może bowiem skorzystać nie tylko z klasycznej umowy o pracę, ale również bardzo wygodnych w optymalizacji podatkowej umów cywilnoprawnych. Zatrudniając kogoś na umowę zlecenie, nie musi mu udzielać urlopu wypoczynkowego, znacznie łatwiejsze jest również ewentualne rozwiązanie umowy, bez konieczności zachowania ustawowego okresu wypowiedzenia.

Decydując się na zatrudnienie pracownika w JDG na podstawie umowy o pracę, pracodawca musi pamiętać o wielu rzeczach. Zgłoszenie pracownika do ZUS to jeden z najważniejszych obowiązków, podobnie jak regularne i terminowe opłacenie składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i chorobowe, a także odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy. Zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej to również obowiązek terminowego wypłacania wynagrodzenia. Niewywiązanie się z tego zapisu stanowi ciężkie naruszenie warunków pracy i wiąże się z tym, że pracownik może wypowiedzieć umowę pracy w trybie natychmiastowym, kierując sprawę do sądu pracy.

Jak wygląda klasyczny proces rekrutacji i zatrudniania pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej? W większości przypadków nie różni się on zbytnio od rekrutowania i zatrudnienia w średnich i dużych przedsiębiorstwach, z tą różnicą że w przypadku JDG wszystkim zajmuje się właściciel. Działalność jednoosobowa a zatrudnienie pracownika składa się zwykle z kilku kroków.

• Rozpoznanie potrzeb – firma jednooosbowa zanim zatrudni pracownika, musi się przekonać że jest on jej potrzebny. Brak osoby odpowiadającej szybko na maile, przygotowującej oferty dla klientów lub odpowiedzialnej za zaopatrzenie. To wszystko jest dobrym pretekstem do tego, by rozpocząć poszukiwania. Jak mogą one wyglądać?
• Proces rekrutacji w JDG – firma jednoosobowa poszukuje pracowników na kilka sposobów. Pierwszy z nich to poszukiwania wśród swoich znajomych i rodziny. Jednak są również przypadki, kiedy znacznie lepiej sprawdza się poszukiwanie zewnętrzne, przy pomocy branżowych serwisów oraz serwisów z ogłoszeniami o pracę. Ma to znaczenie zwłaszcza w tych przypadkach, w których szukamy pracowników z wąskich specjalizacji lub dysponujących odpowiednimi kwalifikacjami. Po otrzymaniu aplikacji, działalność gospodarza jednoosobowa może rozpocząć proces rozmów kwalifikacyjnych.
• Podpisanie umowy z pracownikiem – ostatnim etapem wieńczącym proces rekrutacji jest podpisanie umowy z pracownikiem, który otrzymał pracę. Po raz kolejny przypomnijmy o tym, że jednoosobowa działalność gospodarcza, rozliczająca się na podstawie karty podatkowej, może zatrudniać wyłącznie do 5 pracowników i to tylko na podstawie umowy o pracę. Natomiast firmy rozliczające się przy pomocy skali podatkowej, mogą zatrudniać pracowników wykorzystując umowy cywilnoprawne.

Jedne z większych wątpliwości i obaw pracodawców decydujących się zatrudniać pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych, a szczególnie umów zlecenie, dotyczy odprowadzania składek na ZUS. Jak to w rzeczywistości wygląda w tym przypadku? Jakie składki firma jednoosobowa płaci za zatrudnienie pracownika?

• Składka do ZUS na ubezpieczenie społeczne – płacone od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia, wskazanego na umowie, do dnia zakończenia jego wykonywania.
• Składka do ZUS na ubezpieczenie zdrowotne – firma jednoosobowa może zatrudniać pracownika na umowę zlecenie, ale musi za niego płacić należne składki do ZUS. Jedna z nich to właśnie składka na ubezpieczenie zdrowotne.
• Składka do ZUS na ubezpieczenie chorobowe – czy firma jednoosobowa może zatrudniać pracownika na umowę zlecenie, ale nie płacić na niego składki na ubezpieczenie chorobowe? Tak, może nie płacić tej składki. Jest to możliwe dlatego, iż jest to składka dobrowolna i to ubezpieczony decyduje czy chce ją opłacać.

Odpowiedź na to pytanie może być dla większości osób zaskakująca. Jeśli bowiem uważałeś do tej pory, że aby móc zatrudniać pracowników, trzeba mieć zarejestrowaną firmę, to byłeś w dużym błędzie. Ustawodawca umożliwia bowiem zatrudnianie pracowników również osobom fizycznym, nazywanym potocznie osobami prywatnymi, którzy nie prowadzą firmy. Jest to możliwe również na podstawie umów cywilnoprawnych. Przykładem zawierania takich umów jest na przykład zatrudnianie opiekunek dla dzieci lub opiekunów osób starszych.