Kiedy paragon, a kiedy faktura w Niemczech?

Mali przedsiębiorcy nie tylko korzystają z pewnych ulg podatkowych, ale także prowadzenie księgowości nie jest tak czasochłonne jak w przypadku większej firmy. Niemniej jednak właściciel małej firmy również musi wystawiać faktury i paragony tak jak firma. Ale kiedy trzeba wystawić jaki paragon i jaka jest różnica? W tym artykule dowiesz się tego!

Jako właściciel małej firmy jesteś zwolniony z płacenia podatku VAT. Przepis ten upraszcza prowadzenie księgowości, a także wysiłek związany z deklaracją VAT. Jednak przepisy dotyczące małych firm nie uniemożliwiają udowodnienia swoich dochodów i wydatków w zeznaniu podatkowym. Dowód ten można przedstawić za pomocą oficjalnych dokumentów, takich jak faktury i paragony. Cyfrowe zarządzanie paragonami może pomóc w śledzeniu wszystkiego przez cały czas.

Czym jest faktura?

Faktura to oficjalny dokument zawierający rozliczenie za dostawę lub inną usługę. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (Umsatzsteuergesetz, UStG), wszyscy przedsiębiorcy w Niemczech są prawnie zobowiązani do wystawienia klientom faktury w ciągu sześciu miesięcy od wykonania usługi lub dostawy towarów, która musi zawierać wymaganą kwotę faktury, a także dokładną listę dostaw i usług.

Faktura otrzymana przez firmę i wystawiona przez stronę trzecią, taką jak dostawca lub dystrybutor, jest fakturą przychodzącą. Ważne jest również staranne zarządzanie fakturami przychodzącymi.

Ponadto prawidłowa faktura musi spełniać inne wymogi:

• musi być zgodna z zasadami prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w formie elektronicznej oraz udostępniania danych (GoBD).
• musi gwarantować autentyczność pochodzenia faktury lub tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę, być niezmienna i czytelna,
• może być tworzona i przesyłana w formie papierowej lub cyfrowej,
• podpis nie jest obowiązkowy.

Pozostałe informacje, które muszą być zawarte w fakturze, reguluje § 14 ust. 4 UStG.

Czym jest paragon?

Podczas gdy faktura fakturuje towary lub usługi, paragon natychmiast potwierdza otrzymanie usługi lub płatności. W praktyce paragon jest często wystawiany w przypadku transakcji gotówkowych, w których nie można udowodnić otrzymania płatności za pomocą wyciągu bankowego.

Wydanie paragonu klientowi stanowi dowód, że zapłacił on za usługę lub towar. W tym samym czasie udowadniasz otrzymanie gotówki w urzędzie skarbowym za pomocą kopii, która pozostaje u Ciebie. Paragon musi być wystawiony na piśmie. W tym celu można użyć podkładki do paragonów lub białej kartki papieru i odręcznie wypisać wymagane informacje. Alternatywnie można również utworzyć paragon cyfrowy i podpisać go.

Podstawa prawna paragonu w Niemczech

Podstawą prawną do wystawienia paragonu jest niemiecki kodeks cywilny (BGB). Zgodnie z § 368 BGB, wierzyciele w sprzedaży biznesowej i prywatnej są zobowiązani do wydania dłużnikowi pokwitowania na jego żądanie. Podpis wystawcy jest uznawany za dowód, że zawarte w nim oświadczenie zostało faktycznie przez niego złożone.

Co do zasady, mali przedsiębiorcy podlegają tym samym przepisom dotyczącym fakturowania, co przedsiębiorcy podlegający standardowemu opodatkowaniu. Istnieją jednak dwie istotne różnice, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu faktury dla małej firmy.

Po pierwsze, na fakturach nie można wykazywać podatku VAT. Ponieważ nie wykazujesz podatku VAT, nie musisz rozróżniać kwot brutto i netto ani podawać różnych stawek podatkowych.

Z drugiej strony, faktury muszą zawierać odniesienie do faktu, że jesteś zwolniony z podatku VAT zgodnie z § 19 UStG. Nie ma prawnie określonego sformułowania. Nie można pomylić się z odniesieniem do zwolnienia z podatku na podstawie § 19 UStG.

Jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze dla małej firmy?

Obowiązkowe informacje, które każdy właściciel małej firmy musi zawrzeć na swojej fakturze, obejmują

pełną nazwę i adres klientów

• numer identyfikacji podatkowej małych przedsiębiorców

• datę wystawienia faktury

• kolejny numer faktury

• zakres i charakter dostarczonych towarów lub usług

• datę dostawy lub wykonania usługi

Co należy wpisać na paragonie?

Podobnie jak faktura, paragon jest również uważany za oficjalny dokument potwierdzający dochód i wydatki do celów podatkowych. Aby prawidłowo wypełnić paragon jako mała firma, należy podać następujące informacje:

• rodzaj i ilość produktu lub usługi

• kwotę

• adnotacja, że kwota została otrzymana

• nazwę wystawcy

• imię i nazwisko osoby otrzymującej paragon

• data i miejsce

• podpis i, w stosownych przypadkach, pieczęć wystawcy.

Paragon dla małych firm bez podatku od wartości dodanej (VAT)

Jako mały przedsiębiorca nie musisz wykazywać podatku obrotowego ani podatku VAT, nie musisz rozróżniać kwoty brutto i netto na paragonie ani wykazywać zawartego podatku i stawki podatku.

Specjalne formularze i przepisy

Zwłaszcza w przypadku pokwitowań istnieją pewne specjalne formularze, które odbiegają od faktycznego dowodu otrzymania zapłaty za usługę. Na przykład, pokwitowanie odszkodowania może zostać sporządzone w przypadku zakończenia stosunku pracy i przekazania wszystkich dokumentów pracowniczych. Niezależnie od tego, pismo z pokwitowaniem nie zawsze musi być sporządzane jako dowód płatności; pokwitowanie bankowe może również dokumentować płatność.

Przy składaniu deklaracji podatkowych, takich jak VAT, zawsze należy również upewnić się, że faktury i pokwitowania są prawidłowe i nie zawierają żadnych rozbieżności. Urząd skarbowy może zażądać tych pokwitowań w celu weryfikacji w dowolnym momencie. W przypadku wykrycia nieprawidłowych informacji, takich jak niedozwolony podatek VAT, który nie został przekazany do urzędu skarbowego, mały przedsiębiorca może w najgorszym przypadku zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.

Jeśli chcesz być po bezpiecznej stronie pod tym względem, możesz pracować z oprogramowaniem do wystawiania faktur online jak Taxon. Pomaga on w tworzeniu dokumentów faktur i paragonów oraz odpowiada na najważniejsze pytania w tym temacie, czyli co należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu tych dokumentów.

Dzięki tym praktycznym rozwiązaniom programowym można uniknąć błędów i przejrzyście zorganizować księgowość. Możliwe jest również umieszczenie logo własnej firmy na poszczególnych paragonach – nadaje to paragonom pewną wartość rozpoznawczą i sprawia, że księgowość wygląda profesjonalnie dla klienta.