Kiedy wystawić fakturę w Niemczech? Ile jest na to czasu?

Terminowe i precyzyjne wystawianie faktur ma ogromne znaczenie dla płynności finansowej i powodzenia firmy. Czy wiesz, kiedy najlepiej wystawić fakturę, aby zapewnić sobie szybką zapłatę i uniknąć komplikacji prawnych? O tym w dzisiejszym wpisie.

Termin wystawienia faktury w Niemczech

Chętni przedsiębiorcy wolą wystawić fakturę zbyt wcześnie niż zbyt późno: ponieważ obiecuje to, że płatność zostanie wkrótce otrzymana. We wszystkich przypadkach należy jednak pamiętać, że w Niemczech obowiązują również terminy wystawiania faktur. Na przykład, jeśli wykonałeś usługę dla innej firmy i chcesz otrzymać za nią zapłatę, musisz wystawić fakturę za tę usługę w ciągu sześciu miesięcy.

Obowiązkowe informacje na niemieckiej fakturze

Istnieją prawnie obowiązkowe dane, które musi zawierać każda ważna faktura, aby roszczenie było wykonalne i uznane przez urząd skarbowy. Zgodnie z §14 UStG są to:

• pełna nazwa, adres wystawcy faktury i odbiorcy faktury.
• numer identyfikacji podatkowej, NIP
• unikalny, kolejny numer faktury 
• data wystawienia faktury
• okres świadczenia usług i rodzaj świadczonych usług
• żądane kwoty wraz z odrębnie podanymi obowiązującymi stawkami podatkowymi. 

Jeśli informacje te są niekompletne lub nawet nieprawidłowe, dłużnik może odmówić spełnienia żądania. Ponadto mogą pojawić się późniejsze trudności z urzędem skarbowym.

Okres przedawnienia dla faktur wynosi zazwyczaj trzy lata. Brzmi to jak bardzo długi okres czasu – jednak dla przedsiębiorców prowadzących nieuporządkowaną księgowość okres ten szybko mija. Jeśli dług nie został dostarczony na czas w tym okresie, nie został zapłacony lub był konsekwentnie upominany, wszelkie roszczenia o zapłatę przepadają. Okres przedawnienia zwykle rozpoczyna się z końcem roku, w którym roszczenie powstało i stało się wymagalne.

Fakturowanie z mocą wsteczną

Czasami ludzie po prostu zapominają wystawić fakturę za świadczone usługi. Chociaż termin na wystawienie faktury wynosi sześć miesięcy, możliwe jest również dochodzenie roszczeń z mocą wsteczną. Decydującym czynnikiem jest tutaj, aby roszczenie było wyraźnie uzasadnione. Jeśli możesz udowodnić, że świadczyłeś usługi, formularz faktury retrospektywnej musi ponownie zawierać wszystkie obowiązkowe informacje, nawet poza zwykłym okresem. W przypadku faktury retrospektywnej należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• bieżąca data jest podana jako data wystawienia faktury,
• prawidłową datą wykonania usługi jest data przeszła,
• jeśli należna kwota została już zapłacona bez wystawienia faktury, należy to również odnotować. 

Nie ma prawnie uregulowanego terminu na wystawienie faktury z datą wsteczną. Jednak w życiu codziennym trzyletni okres przedawnienia okazał się skuteczny również w takich przypadkach. W tym przypadku początek roszczenia wyznacza początek okresu przedawnienia, a nie wystawienie faktury. Również w tym przypadku bieg terminu rozpoczyna się z końcem roku.

Nawet jeśli dotrzymałeś terminu wystawienia faktury, a usługobiorca już zapłacił Twoje roszczenie, nadal jesteś zobowiązany do bezpiecznego przechowywania dokumentów przez dziesięć lat. Nie ma znaczenia, czy przechowujesz je w teczkach, czy w formie elektronicznej.

Ustawowy termin przechowywania rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, podobnie jak termin wygaśnięcia faktury. Przepisy i obowiązki dotyczące przechowywania należności są określone w „Zasadach prawidłowej rachunkowości” (GoB).

Dzięki Taxon możesz nie tylko wystawiać i wysyłać faktury w terminie i bez większego wysiłku, ale także mieć oko na swoją księgowość i archiwum dokumentów w przejrzysty i doskonale uporządkowany sposób. Dzięki naszemu narzędziu do archiwizacji dokumentów wszystko można szybko zeskanować, a dokumenty są natychmiast dostępne w formie cyfrowej.