Mobilne zarządzanie firmą czyli kieszonkowe faktury

Coraz częściej zdarza Ci się prowadzić firmę będąc poza biurem? Obecna sytuacja związana z koronowirusem tylko Cię upewniła o korzyściach home office? Jeśli tak, mamy dla Ciebie świetne rozwiązanie. Jest nim mobilne zarządzanie firmą, czyli tzw. kieszonkowe faktury.

• Przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze,
• Osobom, które często pracują poza biurem,
• Wszystkim, którzy chcą prowadzić firmę po swojemu i niezależnie od innych osób.

Jak w przeszłości wyglądało wystawienie faktur? Uruchomienie komputera, włączenie programu księgowego, zalogowanie się, dodanie nowego kontrahenta, pozycji na fakturze, uzupełnienie wartości, zapisanie, wydruk, eksport do PDF, wysyłka elektronicznego obrazu faktury e-mailem do klienta. W przypadku, jeśli korzystałeś z desktopowej wersji programu księgowego, faktura mogła być wystawiona wyłącznie z tego komputera, na którym program był zainstalowany. Będąc w podróży lub gdziekolwiek poza firmą, nie miałeś takiej możliwosći.

Dziś się to mocno zmieniło. Przykładem tego są kieszonkowe faktury, czyli wystawiane online z zastosowaniem rozwiązań przechowywanych w chmurze. Aby wystawić FV przy pomocy takiego narzędzia, wystarczy się zalogować do swojego internetowego konta, wystawić FV i wybrać opcję wysyłki. Możesz to zrobić automatycznie z poziomu aplikacji, wpisując adres kontrahenta lub pobrać plik PDF z fakturą i ręcznie ja wysłać z własnego konta pocztowego. To rozwiązanie bardzo ułatwia życie i ogranicza wszelkie koszta i trudności, związane z wystawianiem faktur na dotychczasowych zasadach.

Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych, dokumentujących transakcje. To na podstawie faktur dokonujemy płatności i w oparciu o nie rozliczamy się z podatków. Niestety, im więcej faktur w skali miesiąca wystawiamy, tym większe mamy z nimi problemy. Czego najczęściej dotyczą problemy przedsiębiorców związane z płatnościami za faktury?

• Monitorowanie płatności – regularne monitorowanie płatności jest niezbędne do tego, aby móc szybko i na czas wykryć ewentualne opóźnienia i reagować bez niepotrzebnej zwłoki.
• Weryfikacja kontrahentów – ręczne sprawdzanie każdego kontrahenta na białej liście płatników VAT jest bardzo czasochłonne i żmudne. Przy kilkudziesięciu wystawianych i księgowanych fakturach dziennie, może to oznaczać pracę dla jednej lub dwóch osób.
• Dodawanie płatników – również ręczne dodawanie danych o kontrahentach jest czasochłonne. Można to jednak przyspieszyć, gdyby program księgowy samodzielnie je pobierał i uzupełniał nimi odpowiednie pola, korzystając z bazy GUS.
• Spli payment – również korzystanie z obowiązkowego dla niektórych firm sposobu płatności split payment, może oznaczać pewne problemy. Proces płatności za faktury można jednak zdecydowanie uprościć, wykorzystując inne rozwiązania, takie jak faktury online.

Czy można choć częściowo rozwiązać te problemy? Oczywiście że tak. Jednym ze sposobów jest wystawianie i księgowanie faktur online, czyli przez internet. Ten sposób ma wiele korzyści. Jest szybki, można go przeprowadzić z dowolnego miejsca na świecie, mając do dyspozycji wyłącznie telefon z dostępem do internetu. Ponadto internetowe programy księgowe posiadają wiele możliwości ich automatycznego przetwarzania i dają mnóstwo szans na integrację – z biurem rachunkowym, kontem allegro, sklepem internetowym, a nawet firmowymi drukarkami.