Factuur zonder overeenkomst in Nederland – is dat mogelijk?

In principe is het niet mogelijk om een factuur uit te reiken zonder overeenkomst. Dit komt doordat een overeenkomst de basis vormt van een factuur. Je maakt een factuur op omdat je hebt afgesproken om producten te leveren of diensten te verrichten. Zonder zo’n overeenkomst is er niets om te factureren. Er is echter een uitzondering.

Factuur uitreiken in Nederland zonder overeenkomst

Er is echter een uitzondering waarbij het mogelijk is om een factuur uit te reiken zonder overeenkomst. In feite is het meer een vriendelijk betalingsverzoek. Iemand wordt dan gevraagd om de factuur te betalen, waarna er direct een overeenkomst ontstaat. In feite is dit nog geen officiële factuur. Bijvoorbeeld auteursrechtenorganisaties sturen soms dergelijke betalingsverzoeken om tot een schikking te komen. Opnieuw is dit in feite geen factuur omdat er nog geen overeenkomst over de afhandeling is.

Nederlandse factuur zonder schriftelijke overeenkomst

Een factuur zonder overeenkomst is dus niet mogelijk. Dit betekent echter niet dat er een schriftelijke overeenkomst moet bestaan. Het is ook mogelijk om een mondelinge overeenkomst te sluiten en vervolgens een document op papier op te stellen. De betaling van de factuur dient dan als bewijs van het bestaan van de overeenkomst. Het is dus mogelijk om een factuur zonder schriftelijke overeenkomst op papier op te stellen.

Wie is hiervan betroffen?

Het is echter belangrijk om te vermelden dat deze regel alleen van toepassing is op zakelijke klanten. Bij particulieren is het iets ingewikkelder. Voor particulieren kan een factuur zonder schriftelijke overeenkomst op papier alleen worden uitgereikt als de factuurwaarde niet meer dan 375 euro bedraagt. Iedereen die een factuur uitreikt voor een bedrag hoger dan 375 euro aan een particulier, moet kunnen aantonen dat er een schriftelijke overeenkomst was en dat de particuliere klant hiermee heeft ingestemd. De beste manier om dit te doen is door de klant een offerte te laten ondertekenen. Dit is echter niet verplicht. Een bevestiging per e-mail of zelfs een sms-bericht kan voldoende zijn.

Stel dat je een belangrijke factuur hebt zonder schriftelijke overeenkomst. In dat geval loop je voornamelijk tegen bewijsproblemen aan. Immers, als de klant weigert te betalen en beweert dat er geen overeenkomst was, moet je bewijs leveren. Zonder schriftelijke overeenkomst kan dit lastig zijn. Dit betekent echter niet dat een factuur zonder schriftelijke overeenkomst niet bewezen kan worden. In feite kan een rechter op basis van bepaald gedrag van de klant, zoals het accepteren van leveringen en eerdere overeenkomsten die daadwerkelijk zijn nagekomen, aannemen dat er daadwerkelijk een mondelinge overeenkomst bestond.

Een van de nadelen is in ieder geval dat vereenvoudigde incassoprocedures niet mogelijk zijn. Daarvoor mag de factuur niet worden betwist. Dus als je een betwiste factuur zonder schriftelijke overeenkomst wilt innen, zul je altijd de juridische weg moeten bewandelen. Daarom wordt altijd aangeraden om overeenkomsten op papier vast te leggen of te werken met ondertekende offertes. Bijna alle factureringssoftware biedt ook de mogelijkheid om offertes op te stellen. Vraag de klant om de offerte te ondertekenen en je hebt een goed bewijsstuk. Kortom, het opstellen van een factuur zonder schriftelijke overeenkomst is niet bijzonder verstandig.