Het opstellen van een factuur in Nederland

Je hebt je werk gedaan, het is tijd om een factuur op te stellen. Maar welke gegevens moeten erop staan, hoe bepaal je de factuurdatum en hoe zorg je ervoor dat je voldoet aan de wettelijke vereisten voor facturering? In dit artikel zullen we je stap voor stap leren hoe je een goede factuur kunt opstellen om betaald te krijgen voor het geleverde werk.

Het opstellen en verzenden van Nederlandse facturen: hoe doe je dat?

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor de geldstromen. Als je geen facturen verstuurt, kunnen klanten je niet betalen. Toch aarzelen veel ondernemers om facturen te verzenden omdat ze willen dat ze foutloos zijn, voldoen aan de wettelijke vereisten voor facturering zoals bepaald door belastingdiensten, en duidelijk zijn voor klanten.

Wist je dat veel facturen te laat worden betaald omdat ze fouten bevatten of niet voldoen aan de voorschriften? Dit is niet alleen tijdsverlies, maar ook een bedreiging voor je bedrijf. Uiteindelijk moeten betalingen op tijd binnenkomen als je je bedrijfsactiviteiten soepel wilt laten verlopen. Daarom bevat dit artikel 5 stappen die zorgen voor probleemloze facturering, inclusief een voorbeeldfactuur.

Kan ik mijn eigen factuur opstellen in Nederland?

Ja, als ondernemer kun je dit zelf doen. Let alleen op de vereisten van de belastingdienst waaraan de factuur moet voldoen.

Om een goede factuur te maken en te verzenden, zijn er een aantal stappen die je moet volgen.

• Maak een factuur die voldoet aan de wettelijke eisen.
• Zorg voor een overzichtelijk ontwerp.
• Verstuur de factuur op tijd.
• Vermeld de betalingstermijn.
• Bewaar een kopie van de factuur.

1. Vereisten voor facturen: Wat moet een factuur bevatten?

De belastingdienst stelt verschillende eisen aan facturen, zowel in papieren vorm als digitaal. Als je niet aan deze vereisten voldoet, kan de factuur mogelijk niet worden verwerkt door de administratie. Dit kan zowel vervelend zijn voor jou als voor je klant. In de praktijk moet een factuur die niet aan de vereisten voldoet vaak opnieuw worden opgesteld of gecorrigeerd. Geen drama, maar het kost extra tijd en energie. Bovendien kan het schadelijk zijn voor de perceptie van jou en jouw bedrijf.

Wat moet er op een factuur staan?

• Volledige naam en adres van het bedrijf, een postbusadres is niet voldoende.
• Kamer van Koophandel-nummer (indien geregistreerd).
• BTW-identificatienummer, dit is een nummer (14 tekens) met “NL” ervoor.
• Naam en adres van de klant, een postbusadres is niet voldoende.
• Factuurdatum (datum waarop de factuur is uitgereikt).
• Factuurnummer; een uniek serienummer voor de factuur. Je bent verplicht facturen op een continue en opeenvolgende manier te nummeren.
• Hoeveelheid en beschrijving van geleverde goederen/diensten.
• Datum van levering van goederen of diensten.
• Prijzen exclusief BTW.
• Toegepast BTW-tarief. Dit is 9% of 21%, afhankelijk van de geleverde goederen of verleende diensten. Als de diensten vrijgesteld zijn van BTW, moet je een regel toevoegen die dit aangeeft. Bijvoorbeeld: Journalistieke diensten zijn vrijgesteld van BTW.

Eenvoudige factuur

Als het factuurbedrag inclusief BTW €100 of minder is, hoef je niet zoveel details te vermelden. Je kunt dan gebruikmaken van een “eenvoudige factuur”. Hierop moeten in ieder geval de volgende gegevens staan.

• Factuurdatum.
• Naam en adres.
• Beschrijving van goederen/diensten.
• BTW-bedrag.

Vereisten voor facturen bij toepassing van omgekeerde BTW-heffing

Soms is er sprake van omgekeerde BTW-heffing, bijvoorbeeld bij het gebruik van de omgekeerde BTW-heffing-mechanisme. In dat geval moet je op de factuur ook het BTW-identificatienummer van de klant vermelden. Dit is van toepassing als je zaken doet met entiteiten buiten Nederland. Dan moet je omgaan met verschillende factureringsregels en BTW-regelgeving voor buitenlandse transacties.

Geen BTW in het systeem voor kleine ondernemers (KOR)

Als zelfstandig ondernemer met een jaarlijkse omzet van niet meer dan €20.000, kun je je registreren in het systeem voor kleine ondernemers (KOR). Als je dit hebt gedaan, vermeld je geen BTW op je facturen. Binnen de KOR ben je in feite vrijgesteld van BTW. Het administratieve voordeel is dat je geen BTW-aangifte hoeft te doen.

Verplicht: Betalingstermijn en bankrekeningnummer vermelden

Niet verplicht, maar wel zeer nuttig: het vermelden van het bankrekeningnummer en de betalingstermijn. Bedrijven stellen vaak betalingen uit, bijvoorbeeld omdat ze zelf nog op betalingen wachten. Voorkom te lange wachttijden op betalingen door een betalingstermijn op de factuur te vermelden en zorg ervoor dat de factuur op tijd wordt betaald.

Als je facturen maakt met behulp van een boekhoudprogramma, kun je ook UBL-facturen versturen. Deze zijn gemakkelijker te verwerken door boekhoudprogramma’s en worden daarom vaak sneller betaald.

Factuur en AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, moet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zelfs kleine bedrijven moeten dus rekening houden met de AVG. Op het moment dat je documentatie bijhoudt en facturen verstuurt, verwerk je persoonsgegevens. Daarom is het goed om te controleren of je voldoet aan de AVG-vereisten. Een van de vereisten is bijvoorbeeld het verkrijgen van toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens.

1. Indeling van de factuur: Wat is de structuur van een factuur?

Er zijn geen wettelijke vereisten of regels die bepalen hoe een factuur eruit moet zien. De praktijk laat echter zien dat duidelijk gestructureerde facturen het beste werken. Zorg voor een logische structuur met het logo en de naam van het bedrijf, waarbij direct duidelijk is waar de klant voor moet betalen en waarvoor.

Typische factuurindeling

Bij de factuurregels is een typische indeling als volgt:

• Kosten van producten of diensten,
• Kosten van materialen,
• Uitgaven (kilometers, kantoorbenodigdheden),
• Kosten specifiek voor de sector, zoals oproepkosten en milieuheffingen,
• Arbeidskosten,
• BTW.

3. Wanneer moet een factuur worden verzonden?

Het is belangrijk om facturen op tijd te verzenden. Soms zijn ondernemers zo druk met hun werk dat het opstellen van facturen op de achtergrond raakt. Dat is jammer. Wanneer moet een factuur worden verzonden? Dit hangt gedeeltelijk af van de overeenkomst die is gesloten. Het is echter het beste om de factuur zo snel mogelijk na voltooiing van het werk te verzenden.

Wanneer moet een factuur worden verzonden?

De belastingdienst heeft ook een harde eis gesteld: de datum van uitgifte. Dit betekent dat je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de uitvoering van de dienst moet verzenden. Dus als je een taak op 17 mei voltooit, moet de factuur vóór 15 juni worden verzonden.

Online facturatie genereren

Een voordeel van het online genereren van facturen is dat je veel zaken kunt controleren en de garantie hebt dat de factuur correct en veilig aankomt. Deze facturen hebben vaak het .xml-formaat en worden UBL-facturen genoemd. Online facturen kunnen ook gemakkelijk worden verwerkt in je eigen administratie en die van de klant. 

Voor sommige klanten, zoals de centrale overheid, is e-facturatie zelfs verplicht. E-facturatie houdt in dat een digitaal factuur in XML-formaat wordt verzonden via een veilige server. Een voordeel van deze oplossing is dat het veilig en snel is. Als je geïnteresseerd bent in zo’n oplossing, probeer dan onze online factureringssoftware Taxon.

4. Communiceren van betalingsvoorwaarden

Het is belangrijk om de betalingsvoorwaarden duidelijk te definiëren. Bijvoorbeeld, je kunt vooraf de betalingstermijn communiceren in de algemene voorwaarden. Vanaf 1 juli 2022 zijn zelfs grote bedrijven verplicht om facturen binnen de wettelijke termijn van 30 dagen te betalen.

5. Bewaren van facturen: hoelang en op welke manier moet dat gebeuren?

Alle documenten met betrekking tot vennootschapsbelasting, omzetbelasting en inkomstenbelasting moeten zeven jaar lang worden bewaard. Dit geldt ook voor verzonden en ontvangen facturen. Als je ook facturen met betrekking tot onroerend goed in je administratie hebt, ben je verplicht deze tien jaar lang te bewaren. Dit is vereist om je documentatie te kunnen tonen in geval van belastingcontrole.

Een andere vereiste van de belastingdienst is het bewaren van facturen in de vorm waarin ze zijn verzonden of ontvangen, dus papieren facturen op papier en digitale facturen op de computer.