Klant heeft de factuur niet betaald in Nederland

Ben je actief als ondernemer in het Koninkrijk der Nederlanden? Heeft jouw klant de door jou uitgegeven factuur niet betaald? Bekijk deze routekaart om te ontdekken wat je kunt doen om alsnog betaald te worden.

1. Neem contact op met de klant

Afhankelijk van de relatie met de klant is het soms verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen. Vraag of de dienstverlening naar tevredenheid was en of de factuur juist is. Deze persoonlijke benadering stelt je in staat om te informeren waarom de betaling niet is gedaan. Maak altijd aantekeningen van deze telefoongesprekken. Je kunt ook een vriendelijke brief of e-mail sturen, eventueel met een vriendelijk telefoongesprek, als dat passend is bij de relatie die je hebt met de klant.

1. Stuur een betalingsherinnering

Een betalingsherinnering is de eerste formele stap als de factuur niet binnen de afgesproken termijn wordt betaald. Deze herinnering moet enkele dagen na het verstrijken van de betalingstermijn worden verstuurd. Vermeld dat je wettelijke rente in rekening zult brengen als de klant nog steeds niet betaalt.

1. Stuur een aanmaning

Als jouw klant een consument is, ben je verplicht om eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Door het versturen van een betalingsherinnering voldoe je aan deze eis. Is jouw klant een bedrijf? In dat geval ben je niet verplicht en kun je de incassoprocedure volgens de algemene handelsvoorwaarden toepassen.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een formeel schrijven, ook wel betalingsverzoek genoemd, waarin:

• verwezen wordt naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en betalingsherinnering
• een betalingstermijn van 14 dagen wordt gesteld
• gewezen wordt op incassokosten en juridische stappen bij uitblijven van betaling
• De aanmaning moet zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging als per reguliere post worden verzonden, waarbij kopieën van de brieven worden bewaard. Verzending per post is ook mogelijk. Als je er zeker van wilt zijn dat de herinnering aankomt, is het beter om deze per aangetekende post te versturen en om een ontvangstbevestiging te vragen. Op deze manier ben je juridisch beschermd als de klant beweert dat hij het schrijven niet heeft ontvangen.

1. Incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen

Heeft de klant de factuur niet betaald of met vertraging betaald? In dat geval kun je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die je als schuldeiser maakt om het geld te verkrijgen als de klant zelf niet betaalt. Het is het beste om deze opties alleen te gebruiken als een vriendelijke brief of telefoongesprek niet effectief is gebleken.

1. Betalingsregeling treffen

Het is niet verstandig om de klant direct een betalingsregeling voor te stellen. Controleer eerst of de klant de factuur kan betalen, bijvoorbeeld met een wekelijkse betalingstermijn. Is dat niet mogelijk voor de klant? Stel dan betalingsvoorwaarden vast. Leg deze afspraken schriftelijk vast en maak duidelijk dat de overeenkomst vervalt als de klant niet binnen de afgesproken termijn betaalt.

1. Inschakelen van een incassobureau, deurwaarder of jurist voor incasso

Kun je de klant niet bewegen om de achterstallige factuur te betalen? Overweeg dan om een incassobureau, deurwaarder of jurist voor incasso in te schakelen. Dit zijn bedrijven die namens de klant facturen innen.

• Een incassobureau stuurt betalingsverzoeken, maar kan geen betaling afdwingen.
• Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Hij kan ook dwangmiddelen toepassen, zoals beslaglegging en verkoop van eigendommen van de klant. Hiervoor heeft hij meestal wel een gerechtelijk bevel nodig.
• Een jurist gespecialiseerd in incasso kan aanmaningen versturen, betalingsverzoeken opstellen en faillissementsaanvragen indienen voor de debiteur.

Wat kun je doen als jouw klant zich in het buitenland bevindt?

Heb je een klant in het buitenland die de facturen niet betaalt? In dat geval kun je ook gebruikmaken van de diensten van een incassobureau. Zorg ervoor dat het bureau bekend is met het specifieke land en de taal spreekt. Als dit geen oplossing biedt, kun je de procedure voor een Europese betalingsbevel overwegen. De klant ontvangt dan een betalingsbevel en heeft 30 dagen om te reageren. Als dit niet gebeurt, kan de betaling worden afgedwongen door de rechtbank. Uiteindelijk kun je een gerechtelijke procedure starten. De hoofdregel is dat de rechtbank van de vestigingsplaats van de klant bevoegd is. In de overeenkomst of de leverings- en betalingsvoorwaarden kun je vermelden dat de Nederlandse rechtbank bevoegd is en dat het Nederlands recht van toepassing is.

1. Andere juridische stappen ondernemen

Heb je goederen geleverd waarvoor niet op tijd is betaald? Uiteraard wil je deze goederen terugvorderen om je verliezen te minimaliseren. Er zijn 2 manieren om dit te doen.

• Eigendomsvoorbehoud: zijn er algemene voorwaarden van toepassing waarin een eigendomsvoorbehoud wordt opgenomen? In dat geval blijf je eigenaar van de geleverde goederen totdat de klant betaalt? Je kunt de geleverde goederen terughalen zolang de klant niet betaalt.
• Recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee je geleverde goederen kunt terughalen als de klant niet betaalt. Dit is ook mogelijk in geval van surseance van betaling of faillissement.

1. Teruggave van niet-betaalde btw

Als je facturen stuurt naar jouw klanten, moet je de btw aangeven en betalen. Als de klant uiteindelijk de factuur niet betaalt of slechts gedeeltelijk betaalt, is de vordering (gedeeltelijk) oninbaar. Dit komt doordat je btw hebt betaald die je niet hebt ontvangen. Vervolgens kun je deze btw terugvorderen.

1. Een faillissementsaanvraag indienen tegen de klant

Heeft de klant uiteindelijk de factuur niet betaald? In dat geval kun je een faillissementsaanvraag tegen de klant indienen. Als het faillissement van de klant al is uitgesproken, dien dan zo snel mogelijk een verificatieverzoek in bij de curator. Dit wordt officieel “indienen van een vordering ter verificatie” genoemd. Schakel hiervoor een gespecialiseerde adviseur in.

1. Risico op wanbetaling voorkomen

Er zijn verschillende manieren om financiële verliezen als gevolg van klanten die niet betalen te voorkomen.

• Het afsluiten van een kredietverzekering.
• De financiële situatie van zakelijke klanten controleren.
• Het opstellen van algemene voorwaarden waarin onder andere wordt bepaald dat bij niet-betaling binnen de termijn geen verdere leveringen plaatsvinden.