Verplichte informatie op een Nederlandse factuur

Om een factuur geldig te maken, moet deze aan bepaalde formele eisen voldoen. In dit artikel noemen we de belangrijkste vereisten voor deze afdruk in Nederland. Lees verder voor meer informatie!

Facturering in Nederland – de basis van zakendoen

Het versturen van facturen is een essentieel onderdeel van zakendoen. Elke transactie die u als bedrijfseigenaar uitvoert, moet op papier worden geregistreerd, vooral voor belastingdoeleinden. In Nederland, net als in veel andere landen, zijn er wettelijke vereisten voor wat er op een factuur moet staan.

Welke gegevens moet een factuur in Nederland bevatten?

Het woord “factuur”

Het document moet duidelijk als factuur worden aangeduid. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is belangrijk dat dit woord op het document staat om misverstanden te voorkomen.

Factuurdatum en leveringsdatum

De factuur moet de datum van uitgifte, ook wel factuurdatum genoemd, bevatten. Bovendien moet de factuur in het geval van levering van goederen de leveringsdatum of de datum van het verrichten van de dienst bevatten.

Uniek factuurnummer

Elke uitgegeven factuur moet een uniek nummer hebben. Dit helpt bij het volgen van transacties en kan zowel u als uw klant helpen bij het zoeken naar specifieke facturen.

Naam, adres en bankrekeningnummer

Dit moet de volledige naam of de bedrijfsnaam zijn, samen met het adres. Het bankrekeningnummer waarop betaling moet worden verricht, moet ook duidelijk worden vermeld.

Naam en adres van de ontvanger

Net zoals uw gegevens op de factuur moeten staan, moeten ook de volledige naam en het adres van de klant erop vermeld worden.

BTW-nummer of bedrijfsnummer

Het BTW-nummer of het bedrijfsnummer moet ook op de factuur vermeld worden. Dit is belangrijk voor belastingdoeleinden en helpt de autoriteiten uw bedrijf correct te identificeren.

Beschrijving en hoeveelheid geleverde goederen/diensten

De factuur moet een duidelijke beschrijving bevatten van de geleverde goederen of diensten, samen met de hoeveelheid ervan. Dit draagt bij aan de transparantie en zorgt ervoor dat de klant precies weet waarvoor hij betaalt.

Prijs en korting

De eenheidsprijs van elk item moet worden vermeld, samen met eventuele toegepaste kortingen. Dit zorgt ervoor dat de klant kan zien hoe de totale kosten zijn berekend.

Bedragen en BTW-details

De factuur moet ook het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief, het bedrag aan BTW volgens het tarief en het totale te betalen bedrag bevatten. Dit is noodzakelijk voor belastingdoeleinden en helpt de klant precies te begrijpen hoeveel hij betaalt en waarom.

Locatie en betalingsvoorwaarden

Vermeld de plaats van uitgifte van de factuur en de betalingsvoorwaarden, zoals de betalingstermijn en eventuele extra kosten voor betalingsachterstanden.

Optionele toevoegingen

Hoewel het niet verplicht is, kan het nuttig zijn om te verwijzen naar eerdere facturen als de factuur een deelfactuur is. U kunt ook verwijzen naar de voorwaarden van de overeenkomst, vooral als deze deel uitmaken van de verkoopovereenkomst. U kunt zelfs deze voorwaarden op de achterkant van de factuur afdrukken.

Een correct opgestelde factuur is niet alleen een wettelijke verplichting, maar zorgt er ook voor dat uw bedrijf er professioneel uitziet. Door ervoor te zorgen dat facturen al deze informatie bevatten, kunt u misverstanden voorkomen en het betalings- en incassoproces zo soepel mogelijk laten verlopen. Wilt u snel en correct Nederlandse facturen opstellen? Maak vandaag nog gebruik van onze online factureringssoftware Taxon!

Op Nederlandse facturen moeten ook informatie over de btw worden vermeld. Hieronder volgen enkele voorbeelden.

‘Vermelde btw’, in het geval dat btw verschuldigd is door de wederpartij.

“Factuur uitgereikt door de afnemer”, in het geval van self-billing.

“Vrijgesteld van btw op basis van art. …”, als de transactie is vrijgesteld van btw – de wettelijke basis voor de vrijstelling moet gedetailleerd worden vermeld.

Specifieke vermeldingen opgelegd door wetgeving (verkoop van kunstwerken, antiek, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen, enz.).

Wat als u vrijgesteld bent van btw?

In dat geval moet u ook aan de formuliereisen voldoen en specifieke btw-vermeldingen opnemen, bijvoorbeeld als u een klein bedrijf heeft. Met andere woorden, u moet rechtvaardigen waarom u geen btw in rekening brengt.

Wat als de factuur niet aan de formele eisen voldoet of te laat wordt uitgegeven?

Voldoet de factuur niet aan de formele eisen? Dan kan de ondernemer rekening houden met sancties.

• Voor de eerste overtreding wordt een administratieve boete opgelegd van 25 euro per factuur, met een minimumboete van 50 euro en een maximum van 500 euro.
• Heeft u een tweede overtreding begaan? Dan riskeert u 125 euro, met een maximum van 1250 euro.
• Bij volgende overtredingen: 250 euro en maximaal 5000 euro.

Zijn de gegevens op de factuur onjuist? Dan loopt u het risico op een boete die zelfs tweemaal het factuurbedrag kan bedragen. Als het geen fraude is maar een vergissing, is de boete beperkt tot 100 of 60 procent van het factuurbedrag.

Let op

Zonder betalingsdatum of bankrekeningnummer op de factuur heeft de klant reden om niet te betalen of te laat te betalen. Vermijd discussies en zorg ervoor dat uw facturen compleet zijn.

Creditnota: correctie van een onjuiste factuur

Elke onjuiste factuur moet ook worden gecorrigeerd met een creditnota die duidelijk verwijst naar de uitgegeven factuur. Houd er rekening mee dat zelfs na het corrigeren van de fout de klant nog steeds het recht heeft op compensatie. Zorg er dus voor dat u de facturen goed controleert.