Wat is een factuur en hoe maak je er een in Nederland?

Een factuur is een document dat informatie bevat over geleverde producten of diensten aan een persoon of bedrijf. Het bevat ook gedetailleerde informatie over wat er in rekening is gebracht voor die items en hoeveel geld er moet worden betaald. Het wordt dus gemaakt en verzonden wanneer je betaling wilt ontvangen voor geleverde producten en diensten. In dit artikel leggen we uit aan welke vereisten een Nederlandse factuur moet voldoen en hoe je facturen kunt versturen vanuit jouw bedrijf.

Het opstellen van een factuur in Nederland met algemene voorwaarden

Het vermelden van algemene voorwaarden op facturen is geen wettelijke verplichting, maar veel bedrijven kiezen ervoor dit te doen. Deze voorwaarden moeten duidelijk en beknopt zijn, zodat klanten weten waar ze mee akkoord gaan. Door voorwaarden op te nemen, ben je transparant naar klanten toe en weten zij precies wat ze van jou kunnen verwachten.

Waarom is facturering zo belangrijk?

Facturering is belangrijk om ervoor te zorgen dat klanten de juiste hoeveelheid betalen voor geleverde producten en diensten. Het stelt ook het bedrijf in staat om aan te tonen welke transacties zijn voltooid en welke klanten hun facturen nog niet hebben betaald. Dit biedt een extra beveiligingslaag voor het geval er iets misgaat met de betaling. Natuurlijk is een factuur verplicht voor boekhoudkundige doeleinden en voor een juiste verwerking van betalingen.

E-facturering wordt gedaan via e-mailberichten of een online link die kan worden verzonden. Italië is het eerste land dat de verplichting van elektronische facturering heeft ingevoerd en naar verwachting zullen andere landen volgen. Een e-factuur wordt automatisch gegenereerd met behulp van software zoals Taxon en biedt veel voordelen ten opzichte van een gewone factuur of een standaard pdf-bestand.

Hoe kan ik mijn eigen facturen maken in Nederland?

Er zijn veel manieren om facturen te maken. Veruit de populairste methode is tegenwoordig het gebruik van software. Dit maakt het mogelijk om professioneel uitziende facturen te maken die klanten gemakkelijk kunnen begrijpen en tijdig kunnen betalen. We hebben zelf de tool Taxon ontwikkeld die we gebruiken om onze klanten te ontlasten van hun financiële processen. Door alle stappen te automatiseren (van het opstellen van de factuur tot het verzenden van herinneringen), bespaar je veel tijd en geld. Bovendien voorkom je fouten omdat je het aantal menselijke handelingen minimaliseert. Natuurlijk kun je als beginnende ondernemer ook facturen maken in Word en Excel, maar in de praktijk zien we dat deze werkwijze verouderd is en veel extra tijd kost.

Waarom zou je facturering automatiseren?

Zoals eerder vermeld, bespaart automatisering veel tijd omdat je niet handmatig elke factuur hoeft voor te bereiden. Je vermijdt fouten zoals het noteren van onjuiste hoeveelheden en prijzen. Automatisering kan ook de cashflow aanzienlijk verbeteren, omdat betalingen sneller binnenkomen wanneer je geautomatiseerde facturen gebruikt in plaats van traditionele (papieren) facturen.

Doel van een factuur

Een factuur is meer dan alleen een manier om een klant te laten betalen. Het is een belangrijk onderdeel van klantenservice en moet alle informatie bevatten die de klant nodig heeft om de betaling te kunnen doen. Het dient ook als een manier om de identiteit te versterken. Een goede factuur hangt af van hoe de corporate identity en het logo zijn opgenomen.

Verschillende soorten facturen in Nederland

STANDAARD FACTUREN

Standaardfacturen zijn het meest gebruikelijk. Ze bevatten alle standaardinformatie die nodig is voor de verwerking van de betaling voor een product of dienst.

HANDELSFACTUUR

Dit is een document dat import en export van goederen tussen twee verschillende landen mogelijk maakt. Een handelsfactuur is een lijst van verzonden goederen en diensten. Het bevat informatie over de afzender, ontvanger en het soort geleverde goederen. Douanediensten in het land waar je goederen naartoe importeert, vragen vaak om dit document, zodat ze kunnen controleren of er belastingen zijn betaald voor inkomende zendingen.

PROFORMA FACTUREN / SCHATTINGEN

Dit type facturen hoeft niet direct betaald te worden; ze dienen als een schatting of offerte, zodat de uiteindelijke factuur op een later tijdstip kan worden betaald. Het belangrijkste doel van een proforma factuur is om ervoor te zorgen dat de klant akkoord gaat om uiteindelijk te betalen voor de geleverde producten en diensten.

REMBOURSFACTUUR (COD)

Dit type factuur wordt gebruikt wanneer je zelf het product levert en de klant contant betaalt.

CYCLISCHE FACTUUR

Dit type factuur wordt gebruikt als je op regelmatige basis producten of diensten aan jouw klant levert, zoals maandelijkse abonnementen. Deze facturen worden meestal aan het begin van elke maand verstuurd en klanten betalen maandelijks.

FACTUUR VOOR GELEVERDE DIENSTEN

Als je diensten verleent, moet je een factuur maken die het aantal uren en de prijs laat zien. Indien nodig kun je foto’s of andere ondersteunende materialen toevoegen. Dit type factuur wordt ook wel een uurbijlage genoemd, omdat er geen producten bij betrokken zijn. Alleen de tijd besteed aan het verlenen van de diensten kan duidelijk worden verwerkt. De klant gaat uiteindelijk akkoord met betaling van deze factuur.

WAARDEGEBASEERDE FACTUREN

Je kunt ook een factuur sturen op basis van waarde. In dit geval wordt niet gekeken naar de totale duur van de dienst, maar alleen naar de hoeveelheid uitgevoerd werk. Dit heeft veel voordelen, vooral omdat klanten minder vaak het gevoel hebben te veel te betalen.

TIJDSGEBASEERDE FACTUREN

Als je de tijd moet bijhouden die aan elke service is besteed, of na bepaalde projecten, is het aan te raden om facturen te sturen op basis van tijdregistratie. Je kunt een spreadsheet zoals Excel gebruiken en een sjabloon maken met alle relevante informatie. Je kunt altijd terugverwijzen naar dit document om de uren te verrekenen.

Factureringsrichtlijnen

Gebruik je nog geen software? Dan hebben we enkele handige richtlijnen die je nu al kunt gebruiken om het factureringsproces te verbeteren.

CREËER EEN SJABLOON VOOR JOUW FACTUREN

Dit maakt het veel gemakkelijker om consistentie te behouden in jouw facturen met jouw eigen stijl. Het dwingt je ook om alle benodigde informatie in dezelfde volgorde vast te leggen. Denk aan het aantal gewerkte uren of de adresgegevens van de klant.

FACTUREER PER E-MAIL

Facturering verloopt tegenwoordig voornamelijk via e-mail. Gebruik je nog steeds papieren facturen? Je kunt veel kosten besparen door het verminderen van papier- en inktverbruik. Bovendien is facturering via e-mail gemakkelijker en milieuvriendelijker.

PLAATS EEN CALL-TO-ACTION OP DE FACTUUR

Door een call-to-action op de factuur te plaatsen, valt deze op in de inbox van de klant. Dit maakt het gemakkelijker voor klanten om betalingen te doen en voorkomt vertragingen.

FACTURERING IN EEN VREEMDE VALUTA

Als je een factuur stuurt naar een klant die in het buitenland woont, is het het beste om de valuta van zijn land te gebruiken. Met andere woorden, als de klant vanuit het Verenigd Koninkrijk betaalt, stuur dan de factuur in ponden in plaats van euro’s. Uiteindelijk heb je echter eurobedragen nodig voor jouw eigen boekhoudkundige doeleinden.