Als u werkt als aannemer of klusjesman, verwacht een potentiële klant ongetwijfeld soms dat u hen een indicatie geeft van de verwachte kosten van een project. Dat betekent dat u de keuze heeft tussen het geven van een prijsraming of een offerte.

Prijsramingen en offertes zijn niet zomaar twee namen voor hetzelfde, er zijn concrete verschillen tussen de twee en beide hebben zowel voordelen als nadelen. Daarom is het belangrijk dat u goed op de hoogte bent van deze verschillen wanneer een klant om de prijs vraagt. Dit artikel zal u daarbij helpen door de verschillen tussen prijsramingen en offertes te bespreken en in welke situaties ze het meest geschikt zijn.

Wat is een prijsraming en wanneer is het het beste om deze te gebruiken?

Prijsramingen zijn in feite niets meer dan een overwogen schatting van de prijs die u verwacht dat een project of dienst uw klant zal kosten. U kunt enkele details van de klus weten, maar u heeft nog geen kans gehad om de exacte kosten te berekenen.

Een prijsraming is alleen gebaseerd op de eerste indruk die u heeft van een project en kan ook weer worden aangepast zodra u meer te weten komt over het project. Vooral voor projecten die arbeidsuren omvatten, kan het erg moeilijk zijn om de prijs nauwkeurig te schatten. Stel u voor dat u een tuinarchitect bent en een potentiële klant belt u over een project, u krijgt alleen wat algemene informatie over de telefoon, zoals wat de klant wil, de grootte van de tuin en het type grond. Als tuinarchitect heeft u echter veel meer informatie nodig voor een nauwkeurige prijsberekening, dus is het noodzakelijk dat u zelf gaat kijken. Op basis van het telefoongesprek kunt u dus nog geen offerte opstellen, maar u kunt wel alvast een ruwe prijsraming geven als de klant erom vraagt.

De voordelen van het gebruik van prijsramingen

Klanten willen vaak meteen weten waar ze ongeveer qua prijs staan of dat uw bedrijf zich in het juiste prijssegment bevindt, door een prijsraming te geven kan de klant dit tijdens het eerste gesprek achterhalen. Het kan soms vervelend zijn als een klant meteen om een prijsraming vraagt vanaf het eerste contact, maar dit kan ook in uw voordeel werken als ondernemer. Als de klant na de prijsraming toch zaken met u wil doen, is de kans groter dat de klant oprecht geïnteresseerd is en zo vermijdt u tijd te verspillen aan klanten die uiteindelijk afhaken vanwege de prijs.

De nadelen van het gebruik van prijsramingen Een nadeel van prijsramingen kan zijn dat de klant te snel oordelen velt over uw product of dienst, puur gebaseerd op prijs. Als u meteen een prijsraming geeft, heeft u mogelijk geen kans gehad om de kosten uit te leggen en de klant ervan te overtuigen dat uw producten of diensten de moeite waard zijn.

Een offerte verschilt van een prijsraming; eigenlijk biedt een offerte een exacte prijs voor een project. Hoewel een offerte geen juridisch document is, staat de prijs in een offerte vast en mag u deze achteraf niet aanpassen. De enige uitzondering is natuurlijk als de opdracht zelf wordt gewijzigd. Om deze reden moet u alleen een offerte opstellen als u zeker bent van de kosten die bij het betreffende project komen kijken. In de offerte neemt u dezelfde informatie op als op de uiteindelijke factuur. Zo bevat de offerte een overzicht van de materialen en arbeid en de bijbehorende kosten; daarnaast bevat de offerte zowel uw bedrijfsgegevens als de contactgegevens van de klant.

Het is ook belangrijk dat u op de offerte aangeeft hoe lang deze geldig is; meestal is een offerte 30 dagen geldig. In sommige gevallen kan een offerte echter tot 90 dagen geldig zijn, dit kan handig zijn wanneer de klant veel tijd nodig heeft om over het voorstel na te denken.

De voordelen van het gebruik van offertes Het opstellen van offertes helpt potentiële klanten bij het nemen van een beslissing en geeft uw bedrijf meer legitimiteit. Terwijl een prijsraming een enigszins ruwe indicatie van de prijs is, toont een offerte aan dat u de klus zorgvuldig heeft overwogen. Afhankelijk van de dienst die u aanbiedt, hoeft uw bedrijf mogelijk geen initiële prijsraming te geven en hoeft u zich alleen op offertes te richten.

Als het type service dat u aanbiedt of het product dat u verkoopt geen complexe prijsstructuur heeft, kunt u de klant zonder al te veel moeite direct een offerte sturen, waardoor u betrouwbaar overkomt en de klant weet waar hij aan toe is.

De nadelen van het gebruik van offertes Een nadeel van het gebruik van de offerte als een eerste indicatie van uw prijs is dat er, afhankelijk van de producten of diensten die u aanbiedt, veel werk kan voorafgaan aan het opstellen van de offerte en deze uren verloren gaan wanneer de klant besluit af te zien vanwege het zien van de offerte. In zo’n geval had een prijsraming u werk kunnen besparen.

Van offerte naar factuur

Tegenwoordig stellen de meeste factureringsprogramma’s u in staat om uw offertes eenvoudig om te zetten naar facturen. Op die manier weet u dat de informatie altijd consistent is en hoeft u geen tijd te verspillen aan het opnieuw invoeren van dezelfde informatie.