Obowiązkowe informacje na holenderskiej fakturze

Aby faktura była ważna, musi spełniać określone wymogi formalne. W tym artykule wymieniamy najważniejsze wymagania dotyczące tego druku w Holandii. Zapraszamy do dalszej lektury wpisu!

Wystawianie faktur w Holandii – podstawa prowadzenia działalności gospodarczej

Wysyłanie faktur jest kluczową częścią prowadzenia działalności gospodarczej. Każda transakcja, której dokonujesz jako właściciel firmy, musi być zarejestrowana na papierze, zwłaszcza do celów podatkowych. W Holandii podobnie jak w wielu innych krajach istnieją wymogi prawne dotyczące tego, co powinno znaleźć się na fakturze. 

Jakie dane powinna zawierać faktura w Holandii?

Słowo „factuur”

Dokument musi być wyraźnie określony jako faktura. Może się to wydawać oczywiste, ale ważne jest, aby to słowo pojawiło się na dokumencie, aby uniknąć nieporozumień.

Data wystawienia faktury i data dostawy

Faktura powinna zawierać datę jej wystawienia, zwaną datą faktury. Ponadto, w przypadku dostawy towarów, faktura powinna zawierać datę dostawy lub datę wykonania usługi.

Unikalny numer faktury

Każda wystawiona faktura powinna mieć unikalny numer. Pomaga to w śledzeniu transakcji i może ułatwić Tobie i Twojemu klientowi wyszukiwanie konkretnych faktur.

Imię i nazwisko, adres i numer rachunku bankowego

Powinno to być pełne imię i nazwisko lub nazwa firmy wraz z jej adresem. Należy również wyraźnie podać numer konta bankowego, na które należy dokonać płatności.

Nazwa i adres odbiorcy

Podobnie jak Twoje dane powinny znaleźć się na fakturze, pełna nazwa i adres klienta również powinny się na niej znaleźć.

Numer VAT lub numer firmy

Numer VAT lub numer firmy również powinien znaleźć się na fakturze. Jest to ważne dla celów podatkowych i pomaga władzom prawidłowo zidentyfikować Twoją firmę.

Opis i ilość dostarczonych towarów/usług

Faktura powinna zawierać jasny opis dostarczonych towarów lub usług wraz z ich ilością. Pomaga to w przejrzystości i sprawia, że klient dokładnie wie, za co płaci.

Cena i rabat

Cena jednostkowa każdej pozycji powinna być podana wraz z wszelkimi zastosowanymi rabatami. Zapewnia to, że klient może zobaczyć, w jaki sposób obliczono całkowity koszt.

Kwoty i szczegóły VAT

Faktura powinna również zawierać kwotę bez VAT, stawkę VAT, kwotę VAT według stawki i całkowitą kwotę do zapłaty. Jest to niezbędne dla celów podatkowych i pomaga klientowi dokładnie zrozumieć, ile płaci i dlaczego.

Lokalizacja i warunki płatności

Uwzględnij miejsce wystawienia faktury i warunki płatności, takie jak termin płatności i wszelkie dodatkowe opłaty za opóźnienia w płatnościach.

Opcjonalne dodatki

Chociaż nie jest to obowiązkowe, przydatne może być odwołanie się do poprzednich faktur, jeśli faktura jest fakturą częściową. Ponadto można odwołać się do warunków umowy – zwłaszcza jeśli stanowią one część umowy sprzedaży. Możesz nawet wydrukować te warunki na odwrocie faktury.

Prawidłowo sporządzona faktura jest nie tylko koniecznością prawną, ale także pomaga Twojej firmie wyglądać profesjonalnie. Upewniając się, że faktury zawierają wszystkie powyższe informacje, możesz uniknąć nieporozumień i sprawić, że proces płacenia i otrzymywania płatności będzie tak płynny, jak to tylko możliwe. Chcesz szybko i poprawnie sporządzać faktury holenderskie? Skorzystaj już dziś z naszego programu do fakturowania online Taxon!

Na holenderskich fakturach muszą znaleźć się również informacje o podatku VAT. Poniżej przykłady.

• ’VAT przekazany’, w przypadku gdy VAT jest należny od współkontrahenta.
• „Faktura wystawiona przez nabywcę”, w przypadku samofakturowania.
• „Zwolniona z VAT na podstawie art. …”, jeśli transakcja jest zwolniona z VAT – podstawa prawna zwolnienia musi być szczegółowo określona.
• sSpecjalne wpisy nałożone przez niniejsze przepisy (sprzedaż dzieł sztuki, antyków, pojazdów silnikowych, biur podróży, towarów używanych itp.).

Co jeśli jesteś zwolniony z podatku VAT?

W takim przypadku należy również spełnić wymogi formularza i uwzględnić specjalne wpisy dotyczące podatku VAT, na przykład w przypadku prowadzenia małej firmy. Innymi słowy, musisz uzasadnić, dlaczego nie naliczasz podatku VAT.

Co jeśli faktura nie spełnia wymogów formalnych lub zostanie wystawiona z opóźnieniem?

Faktura nie spełnia wymogów formalnych? Wtedy przedsiębiorca może liczyć się z sankcjami.

• Za pierwsze wykroczenie zostanie nałożona grzywna administracyjna w wysokości 25 euro za fakturę, przy czym minimalna kwota grzywny wynosi 50 euro, a maksymalna 500 euro.
• Czy popełniłeś drugie wykroczenie? Wówczas grozi ci 125 euro, a maksymalnie 1250 euro.
• W przypadku kolejnych wykroczeń: 250 euro i maksymalnie 5000 euro.

Czy dane na fakturze są nieprawidłowe? Ryzykujesz grzywnę, która może wynieść nawet dwukrotność kwoty faktury. Jeśli nie jest to oszustwo, ale pomyłka, grzywna jest ograniczona do 100 lub 60 procent kwoty faktury.

Uwaga

Bez daty płatności lub numeru konta bankowego na fakturze, klient ma powód, aby nie zapłacić lub zapłacić z opóźnieniem. Unikaj dyskusji i upewnij się, że Twoje faktury są kompletne.

Nota kredytowa: korekta błędnej faktury

Każdą błędną fakturę należy również skorygować notą kredytową, która wyraźnie odnosi się do wystawionej faktury. Należy pamiętać, że nawet w przypadku skorygowania błędu, klient nadal ma prawo żądać odszkodowania. Tak więc prawidłowe sprawdzenie to podstawa.