Tworzenie faktury w Holandii krok po kroku

Wykonałeś swoją pracę, czas na stworzenie faktury. Ale jakie dane powinny się na niej znaleźć, jak określić datę wystawienia faktury i jak upewnić się, że spełniasz wymogi prawne dotyczące faktury? W tym artykule nauczymy Cię krok po kroku, jak wystawić dobrą fakturę, aby otrzymać zapłatę za wykonaną pracę.

Wystawianie i wysyłanie holenderskich faktur: jak to zrobić?

Jako przedsiębiorca jesteś odpowiedzialny za przepływy pieniężne. Jeśli nie będziesz wysyłać faktur, klienci nie będą w stanie Ci zapłacić. Mimo to wielu przedsiębiorców wzdraga się przed wysyłaniem faktur, ponieważ chcą, aby były one wolne od błędów, spełniały wymogi prawne dotyczące fakturowania określone przez organy podatkowe i były jasne dla klientów.

Czy wiesz, że wiele faktur jest opłacanych z opóźnieniem, ponieważ zawierają błędy lub są niezgodne z przepisami? Jest to nie tylko strata czasu, ale także zagrożenie dla firmy. W końcu płatności muszą docierać na czas, jeśli chcesz móc swobodnie prowadzić działalność. Dlatego ten artykuł zawiera 5 kroków, które zapewnią bezproblemowe wysyłanie faktur, w tym przykładową fakturę.

Czy mogę wystawić własną fakturę w Holandii?

Tak, jako przedsiębiorca możesz to zrobić samodzielnie. Zwróć tylko uwagę na wymagania organów podatkowych, które musi spełniać faktura.

Bezbłędne fakturowanie w Holandii w 5 krokach

Aby stworzyć i wysłać dobrą fakturę, należy wykonać kilka kroków.

Stwórz fakturę spełniającą wymogi prawne
Zadbaj o przejrzysty projekt
Wyślij fakturę na czas
Zamieść informacje o terminie zapłaty
Zapisz fakturę

1. Wymogi dotyczące faktur: co musi spełniać faktura w Holandii?

Organy podatkowe określają szereg wymogów dotyczących faktur, zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej. Jeśli nie spełnisz tych wymogów, faktura może nie zostać przetworzona przez administrację. Będzie to irytujące dla Ciebie, ale także dla Twojego klienta. W praktyce faktura, która nie spełnia wymagań, często musi zostać ponownie utworzona lub poprawiona. Bez dramatu, ale kosztuje to dodatkowy czas i energię. Dodatkowo może to być szkodliwe dla czyjegoś postrzegania Ciebie i Twojej firmy.

Co powinno znaleźć się na fakturze?

Pełna nazwa i adres firmy, adres skrytki pocztowej nie jest wystarczający.
Numer Izby Handlowej (jeśli jesteś zarejestrowany) – KVK
Numer identyfikacyjny VAT, jest to numer (14 znaków) z „NL” przed nim.
Nazwa i adres klienta, adres skrytki pocztowej nie jest wystarczający.
Data wystawienia faktury (data wystawienia faktury).
Numer faktury; unikalny numer seryjny faktury. Użytkownik jest zobowiązany do numerowania faktur w sposób ciągły i sekwencyjny.
Ilość i opis dostarczonych towarów/usług.
Data dostawy towarów lub usług.
Ceny bez podatku VAT (BTW)
Stosowana stawka VAT (BTW). Jest to 9% lub 21%, w zależności od dostarczanych towarów lub świadczonych usług. Jeśli usługi nie są opodatkowane podatkiem VAT (BTW), należy dołączyć wiersz wskazujący ten fakt. Na przykład: Praca dziennikarska jest zwolniona z podatku VAT (BTW).

Prosta faktura w Holandii

Jeśli kwota faktury wraz z podatkiem VAT (BTW) wynosi 100 euro lub mniej, nie trzeba podawać tak wielu szczegółów. Można wówczas skorzystać z „prostej faktury”. Umieszcza się na niej przynajmniej te dane.

Data wystawienia faktury
Imię i nazwisko oraz adres
Opis towarów/usług
Kwota podatku VAT (BTW)

Jakie są wymagania dotyczące faktury w przypadku odwrotnego obciążenia VAT (BTW)?

Czasami dochodzi do odwrócenia podatku VAT (BTW), na przykład w przypadku korzystania z mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT (BTW). W takim przypadku na fakturze należy również podać numer identyfikacyjny VAT (BTW) klienta. Dzieje się tak, jeśli prowadzisz interesy z podmiotami za granicą. Wówczas musisz radzić sobie z różnymi zasadami fakturowania i przepisami dotyczącymi podatku VAT (BTW) za granicą.

Brak podatku VAT (BTW) w systemie dla małych przedsiębiorców (KOR)

Jako osoba samozatrudniona, której roczny obrót nie przekracza 20 000 euro, możesz zarejestrować się w systemie dla małych przedsiębiorców (KOR). Jeśli to zrobiłeś, nie podajesz podatku VAT na swoich fakturach. W ramach KOR jesteś faktycznie zwolniony z podatku VAT (BTW). Korzyścią administracyjną jest brak konieczności składania deklaracji VAT.

Należy również podać termin płatności i numer konta

Nieobowiązkowe, ale bardzo przydatne: numer konta i termin płatności. Firmy często zwlekają z płaceniem rachunków, na przykład dlatego, że same wciąż czekają na płatności. Unikaj zbyt długiego oczekiwania na pieniądze, umieszczając na fakturze termin płatności i upewnij się, że faktura zostanie opłacona na czas.

Jeśli tworzysz faktury za pomocą programu księgowego, możesz również wysyłać faktury ubl. Są one łatwiejsze do przetworzenia przez programy księgowe i dlatego często są płacone szybciej.

Faktura i RODO w Holandii

Każdy, kto przetwarza dane osobowe, musi mieć do czynienia z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Tak więc nawet małe firmy muszą radzić sobie z AVG. W momencie, gdy prowadzisz dokumentację i wysyłasz faktury, przetwarzasz dane osobowe. Dlatego dobrze jest sprawdzić, czy spełniasz wymagania RODO. Jednym z wymogów jest na przykład konieczność uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych.

2. Układ faktury: jaka jest struktura faktury w Holandii?

Nie ma żadnych wymogów prawnych ani zasad, które określałyby, jak powinna wyglądać faktura. Praktyka pokazuje jednak, że najlepiej sprawdzają się jasno sformatowane faktury. Zapewnij logiczną strukturę z logo i nazwą firmy, w której od razu jest jasne, co klient musi zapłacić i za co.

Typowy format faktury

W przypadku wierszy faktury, typowy format jest następujący:

koszty produktów lub usług,
koszty materiałów,
wydatki (kilometry, wydatki biurowe),
koszty specyficzne dla sektora, np. opłaty za wezwanie i dopłaty środowiskowe,
koszty pracy,
VAT (BTW).

3. Kiedy należy wysłać fakturę?

Ważne jest, aby wysyłać faktury na czas. Czasami przedsiębiorcy są tak zajęci swoją pracą, że wystawianie faktur schodzi na dalszy plan. A szkoda. Kiedy należy wysłać fakturę? Częściowo zależy to od zawartej umowy. Najlepiej jednak jak najszybciej po zakończeniu pracy.

Kiedy należy wysłać fakturę?

Organy podatkowe ustanowiły również twardy wymóg: datę wystawienia. Oznacza to, że musisz wysłać fakturę nie później niż 15 dnia miesiąca po wykonaniu usługi. Tak więc: jeśli wykonasz zadanie 17 maja, faktura musi zostać wysłana do 15 czerwca.

Generowanie faktur online

Zaletą tworzenia faktur online jest możliwość kontrolowania wielu rzeczy i gwarancja, że faktura dotrze prawidłowo i bezpiecznie. Faktury te często mają format .xml i są nazywane fakturami ubl. Faktury online można również łatwo przetwarzać w administracji własnej i klienta.

W przypadku niektórych klientów, takich jak rząd centralny, e-faktura jest nawet obowiązkowa. E-faktura polega na wysłaniu cyfrowej faktury w formacie XML za pośrednictwem bezpiecznego serwera. Zaletą tego rozwiązania jest to, że jest ono bezpieczne i szybkie. Jeśli jesteś zainteresowany takim rozwiązaniem, wypróbuj nasz program do fakturowania online Taxon.

4. Komunikowanie warunków płatności

Ważne jest, aby jasno określić warunki płatności. Na przykład, możesz z wyprzedzeniem poinformować w ogólnych warunkach o terminie płatności. Od 1 lipca 2022 r. nawet duże firmy muszą płacić rachunki w ustawowym terminie 30 dni.

5. Przechowywanie faktur: jak długo i w jaki sposób należy je przechowywać?

Wszystkie dokumenty dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych, podatku od sprzedaży i podatku dochodowego muszą być przechowywane przez siedem lat. Dotyczy to również wysłanych i otrzymanych faktur. Jeśli w swojej dokumentacji posiadasz również faktury dotyczące nieruchomości, masz obowiązek przechowywać je przez 10 lat. Jest to wymagane, abyś mógł pokazać swoją dokumentację w przypadku kontroli podatkowej.

Innym wymogiem organów podatkowych jest przechowywanie faktur w formie, w jakiej zostały wysłane lub otrzymane, a więc faktury papierowe na papierze, a faktury cyfrowe na komputerze.